Emmanuelle Cosse, ministre du Logement et de l’Habitat durable, lancera mardi 1er novembre un nouveau site internet pour immatriculer les copropriétés : www.registre-coproprietes.gouv.fr. Ce registre, observatoire national de la copropriété, est un outil de compréhension destiné à détecter les situations à risque.
Le parc des copropriétés représente environ 8 millions de logements en France. Pourtant, il reste peu connu, que ce soit des potentiels acheteurs, des pouvoirs publics, des syndics voire des copropriétaires eux-mêmes. Pour améliorer cette connaissance et lutter contre les fragilités liées à la dégradation du bâti, à la consommation énergétique, aux difficultés financières et sociales, la loi Alur a instauré un registre d’immatriculation des copropriétés.
Pourquoi immatriculer sa copropriété ?
L’immatriculation des copropriétés est une obligation légale, instaurée par l’article 52 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 dite « ALUR » qui a créé ce registre. Le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 et l’arrêté du 10 octobre 2016, en ont précisé les modalités de mise en œuvre. L’Agence Nationale de l’Habitat (Anah) est le teneur de ce registre d’immatriculation.
Ce registre a pour objectif de mieux connaître le parc de copropriétés, ses caractéristiques (nombre, localisation, taille, âge) et son état pour permettre aux pouvoirs publics de mieux comprendre les processus de fragilisation des copropriétés, afin d’intervenir dès les premières difficultés. Cet observatoire permettra également de disposer d’éléments de comparaison des charges très utiles aux syndics et aux copropriétaires dans la gestion quotidienne et prospective de leurs copropriétés. Cette information favorisera la prise de décision des futurs acquéreurs en connaissance de cause.
Le syndicat de copropriétaires obtiendra ainsi une meilleure visibilité en tant que personne morale et la création d’un identifiant unique pour chacune des copropriétés vise à favoriser la sécurisation des démarches des syndics et des copropriétaires.
Quel système informatique ?
La conception du système informatique a été engagée en 2015 par l’Etat et des échanges fréquents ont eu lieu depuis plusieurs mois avec les professionnels et leurs éditeurs de logiciels pour mettre en place des procédures de saisie manuelle ou des procédures automatisées de téléversement de données déjà effectives pour plusieurs progiciels de syndic. Entre juillet et septembre 2016, l’outil élaboré par les services du ministère a été expérimenté sur le territoire du Grand Lyon. Cette phase de test a permis d’ajuster les choix technologiques et de valider la démarche. Elle a permis de confirmer que l’immatriculation d’un syndicat ne prenait que 20 à 30 minutes, temps qui devrait encore se réduire.
Quelles sont les informations collectées dans le registre ?
Les informations à déclarer lors de l’immatriculation initiale du syndicat des copropriétaires sont définies dans l’arrêté du 10 octobre 2016. Il s’agit de renseigner par un formulaire en ligne les informations relatives à l’identification du syndicat de copropriétaires (le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots de copropriété), et lorsqu’il y en a un, le nom du syndic et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique.
Le registre devra faire mention des informations relatives aux procédures dont le syndicat fait éventuellement l’objet : procédures judiciaires, procédures administratives.
A l’issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat de copropriétaires résultant notamment du budget prévisionnel, des comptes et de leurs annexes seront annexées au registre. Les informations déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice clos et approuvés par l’assemblée générale. Il s’agit donc de dépenses réalisées.
Enfin, on retrouvera également les données essentielles relatives au bâti (le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble).
Qui peut déclarer ?
Pour les copropriétés existantes au 31/12/2016, ce sont les syndics de copropriété professionnels, bénévoles et/ou coopératifs ainsi que les administrateurs provisoires qui doivent réaliser les formalités d’immatriculation.
> www.registre-coproprietes.gouv.fr
Pour les immeubles mis en copropriété à compter du 01/01/2017, l’immatriculation est effectuée par le notaire en charge de publier au fichier immobilier et au livre foncier le règlement de copropriété et l’état descriptif de division ( L. 711-6 du code de la construction et de l’habitation).
> www.registre-coproprietes-notaires.gouv.fr, connexion possible uniquement avec une clé “réal”.
Chaque année, les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat doivent être transmises dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés. À cette occasion, si le contenu d’autres informations a changé (par exemple, l’adresse, les procédures, les étiquettes énergétiques), ces informations doivent être mises à jour.
Quel calendrier légal ?
Fin 2016, les copropriétés de plus de 200 lots principaux devront être les premières à être immatriculées. L’ensemble des copropriétés devra être immatriculé à la fin de l’année 2018.
L’article 53 de la loi ALUR prévoit que les syndicats de copropriétaires doivent s’immatriculer au plus tard :
- le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots ;
- le 31 décembre 2017 pour les copropriétés de plus de 50 lots ;
- le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés.
Une disposition législative inscrite dans le projet de loi égalité et citoyenneté et votée dans les mêmes termes par l’Assemblée Nationale et le Sénat précise que ces seuils sont exprimés en lots principaux (c’est-à dire à usage de logements, bureaux ou de commerces).
Les syndics peuvent-ils facturer cette immatriculation ?
Conformément au décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 : l’immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires peut faire l’objet d’une prestation particulière facturée au syndicat des copropriétaires. Les mises à jour ultérieures des données sont incluses dans le forfait facturé par le syndic pour les prestations de gestion courante. La procédure étant dématérialisée et rapide, les frais d’exécution par les professionnels devraient être modérés.
Qui pourra consulter le registre ?
Les conditions de publicité et de consultation du registre sont définies par la loi ALUR et par le décret n°2016-1167 du 26 août 2016. Ces données sont publiques et seront accessibles à tous par le biais d’un annuaire disponible sur internet à partir du 1er juillet 2017 : le nom, l’adresse, la date de création du syndicat des copropriétaires.
Les syndics et les administrateurs provisoires ont accès à l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux. Les notaires ont accès pour l’ensemble des copropriétés au nom, à l’adresse, à la date de création du syndicat, au nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi qu’au nom du syndic.
L’Etat et les établissements publics de l’Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées ont accès à l’ensemble des données du registre relatives aux syndicats de copropriétaires.
> Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l’habitation (JORF n°0250 du 26 octobre 2016 – texte n° 45)
