Sur la question de l’archivage, la loi ALUR a apporté une clarification majeure. Le syndic est dorénavant obligé de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage ?
Loi ALUR : deux ans après, la question est toujours à l’ordre du jour
Entrée en vigueur le 24 Mars 2014, la loi pour l’Accès au Logement et à un Urbanisme Rénové dite loi ALUR a modifié en profondeur le contexte dans lequel les Administrateurs de Biens exercent leur activité notamment dans la gestion des copropriétés.
Sur la question de l’archivage, la loi ALUR a apporté une clarification majeure : l’article 55, relatif à l’archivage, a modifié l’article 18 de la loi de 1965, le syndic est dorénavant obligé « de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. ». Il s’agit là d’une obligation légale et non d’une simple option ou possibilité.
Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage ?
Au fil des années, le volume d’archives lié à la copropriété n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante au sein de son cabinet ; ce qui soulève la question de recourir à des solutions d’archivage dédiées.
En France, l’archivage est une activité réglementée par la norme NF Z40-350 (prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents). Les bâtiments dédiés à la conservation des archives répondent aux exigences de la Direction Régionale de l’Industrie de la Recherche et de l’Environnement (contrôle d’accès, télésurveillance, protection incendie, hygrométrie contrôlée) et comportent différentes garanties d’assurance (incendie, explosion..). Un archivage professionnel assure une conservation et une gestion de qualité, en accord avec les normes permettant ainsi de pérenniser l’intégrité des archives.
Quels sont les avantages pour le copropriétaire ?
Les archives sont classées et stockées selon une nomenclature stricte qui garantit la traçabilité de l’ensemble des archives (juridiques, comptables, financières) tout au long de la vie de la copropriété. La prestation d’externalisation de l’archivage est entièrement forfaitisée pour un coût maîtrisé et conforme au budget. Enfin, la transmission des archives au successeur en cas de changement, est facilitée tout en écartant le risque d’un éventuel contentieux ou de perte de documents.
PRO.ARCHIVES, spécialiste de l’archivage physique et numérique au service exclusif des métiers de l’Immobilier depuis plus de 15 ans, se mobilise pour répondre à vos questions et vous accompagner dans la mise en œuvre de cette réforme, notamment par la fourniture de toute la documentation utile et projets de résolutions à soumettre aux Assemblées Générales.
Source : www.proarchives.fr
