50 % d’absentéisme, des quorums manqués, des décisions bloquées : pendant des décennies, l’assemblée générale de copropriété a subi de plein fouet le présentiel obligatoire. Aujourd’hui, la LRE remplace le recommandé papier, le vote par correspondance se fait en trois clics depuis un canapé, et l’IA prépare déjà les procès-verbaux. Lors d’un atelier juridique organisé par Monimmeuble.com, Benoît Fleury, avocat (cabinet Guimet Avocats), et Charles Loiselet, gestionnaire chez Loiselet & Daigremont et Arnaud Riou, responsable Grands Comptes chez agconnect, plateforme spécialisée dans la digitalisation des AG, ont répondu sans détour à la question que tous les syndics se posent : l’assemblée générale digitale, jusqu’où peut-on aller — et surtout, comment le faire légalement ?
Sommaire :
- Quels textes ont ouvert la voie à l’assemblée générale digitale ?
- La dématérialisation des convocations change-t-elle vraiment la donne ?
- Participation à distance et vote par correspondance : quels bénéfices, quels risques ?
- L’intelligence artificielle va-t-elle transformer l’assemblée générale de copropriété ?
À retenir — Assemblée générale digitale en copropriété
- La loi ÉLAN de 2018 a ouvert la voie à l’assemblée générale digitale.
- Depuis le 9 avril 2024, la LRE a la même valeur juridique qu’un recommandé papier.
- Le vote par correspondance doit parvenir au syndic 3 jours avant l’AG.
- La dématérialisation divise par cinq le coût d’envoi des convocations.
- L’IA est un outil d’aide, pas un substitut au gestionnaire.
Quels textes ont ouvert la voie à l’assemblée générale digitale ?
Avant 2018 : l’AG physique comme seule option
Pendant des décennies, participer à une assemblée générale de copropriété impliquait de se déplacer. Pas d’alternative : le vote par correspondance était même condamné par la jurisprudence. Conséquence directe : un taux d’absentéisme atteignant parfois 50 %. Les quorums n’étaient pas atteints, les AG reportées, les décisions bloquées.
Benoît Fleury, avocat, résume l’évolution avec une formule frappante : « Quand on imagine qu’il a fallu attendre 2018 pour avoir le principe du vote par correspondance accepté, et qu’aujourd’hui on s’interroge si demain on fera encore des AG en physique — en moins de 10 ans, c’est dire la rapidité avec laquelle la technologie a envahi la copropriété. »
La loi ÉLAN (2018) : le premier pas vers le digital
Le tournant s’opère avec la loi ÉLAN de 2018. Pour la première fois, elle autorise le vote par correspondance en copropriété. Le syndic doit désormais joindre à chaque convocation un formulaire standardisé, défini par arrêté ministériel. Ce n’est pas encore une assemblée générale digitale à part entière. C’est néanmoins une rupture majeure : un copropriétaire absent peut enfin exprimer son vote.
Le décret du 2 juillet 2020 : la visioconférence entre en scène
Deux ans plus tard, le décret du 2 juillet 2020 franchit un cap supplémentaire. Il reconnaît la possibilité de participer à l’AG à distance — par visioconférence, audioconférence, ou tout autre moyen de communication électronique permettant de se faire entendre. Attention toutefois : cette participation à distance n’est pas automatique. Elle doit avoir été préalablement autorisée, soit par le règlement de copropriété, soit par l’AG elle-même.
La loi du 9 avril 2024 : la LRE devient la règle
La loi du 9 avril 2024 parachève cette transformation. Elle généralise la Lettre Recommandée Électronique (LRE) pour l’envoi des convocations et des procès-verbaux. Désormais, la LRE a la même valeur juridique qu’un recommandé papier — à condition que le copropriétaire ait fourni une adresse E-mail. Le principe est inversé : l’électronique devient la norme, le papier l’exception.
Benoît Fleury le formule ainsi : « On inverse le paradigme. Aujourd’hui, on passe à l’électronique par principe, et par exception, à la demande du copropriétaire, on conserve l’écrit. »
Sur un point, rien ne change : les délais légaux restent identiques. La convocation doit parvenir au copropriétaire au minimum 21 jours avant l’AG (article 43 de la loi du 10 juillet 1965, d’ordre public).
La dématérialisation des convocations change-t-elle vraiment la donne ?
Des économies concrètes pour les copropriétés
La réponse est claire : oui. Un recommandé papier coûte environ 10 €. La LRE revient entre 2 et 5 € selon les prestataires. Pour une copropriété de 200 lots, l’économie annuelle peut atteindre 1 500 à 2 500 € — de quoi financer de petits travaux.
L’argument fait mouche, comme le note Charles Loiselet : « En copropriété, le porte-monnaie reste souvent le juge de paix. L’écologie concerne tout le monde, mais elle ne mobilise pas toujours tous les copropriétaires. L’économie, en revanche, parle immédiatement à chacun. Un point d’autant plus déterminant que ces frais d’envoi ne sont pas supportés par le syndic, mais bien par la copropriété. »
Une sécurité juridique renforcée
Au-delà de l’économie, la LRE offre un avantage juridique majeur : la traçabilité. Contrairement à un simple E-mail, elle génère un accusé de réception horodaté, ayant valeur juridique. Le syndic est tenu de conserver ces preuves pendant 5 ans minimum. Certains prestataires vont jusqu’à 10 ans, au-delà de l’obligation légale. En cas de contentieux, c’est une protection solide.
La fracture numérique : un angle mort à ne pas négliger
Pourtant, la dématérialisation a ses limites. Tous les copropriétaires ne sont pas connectés. Certains, plus âgés ou moins à l’aise avec le numérique, n’ont pas d’adresse E-mail ou préfèrent le papier. La loi le prévoit : tout copropriétaire peut continuer à recevoir ses convocations par courrier recommandé, sur simple demande écrite au syndic.
En pratique, les écarts sont importants. Chez Loiselet & Daigremont, 80 à 85 % des copropriétaires ont fourni leur adresse E-mail. C’est nettement au-dessus de la moyenne du secteur, estimée à 50-60 %. La différence ? Une pédagogie constante en AG et un espace client facile d’accès.
Charles Loiselet va plus loin et appelle à faire évoluer la loi : « À l’heure où 90 % des copropriétaires disposent d’une adresse e-mail, il n’est plus logique de ne pas rendre obligatoire la transmission de ses coordonnées au syndic. Lorsqu’une fuite survient chez un voisin, chacun mesure pourtant l’intérêt, très concret, pour le syndic, de pouvoir contacter rapidement les copropriétaires concernés. »
Le point de vigilance : les changements d’adresse E-mail
La LRE soulève cependant une question pratique. Que se passe-t-il quand un copropriétaire change d’adresse E-mail sans en informer le syndic ?
Benoît Fleury identifie le problème : « On est en train de se reposer les questions qu’on avait résolues au cours des 50 années précédentes avec les adresses physiques — mais au lieu que ce soit une adresse postale, c’est une adresse E-mail. C’est un cercle infini. »
En l’état actuel du droit, le syndic qui notifie à la dernière adresse connue est présumé avoir correctement agi. Mais la jurisprudence reste à construire. Les premières décisions de cours d’appel — voire de la Cour de cassation — sont attendues pour fixer définitivement les règles.
Participation à distance et vote par correspondance : quels bénéfices, quels risques ?
Le vote par correspondance booste la participation
Le vote par correspondance (VPC) a changé la donne. Chez Loiselet & Daigremont, le vote par correspondance représente en moyenne entre 10 et 20 % des suffrages exprimés. Dans certaines copropriétés, cette proportion grimpe même à 40 ou 50 %. Qui sont ces votants ? Le plus souvent, il ne s’agit pas de copropriétaires qui seraient venus en assemblée générale. Ce sont surtout de nouveaux participants, que ce mode de vote a permis de mobiliser.
Charles Loiselet est formel : « La majorité des personnes qui votent par correspondance sont des nouveaux votants, qui n’auraient pas participé à l’assemblée générale dans tous les cas. Ça augmente la participation démocratique en copropriété. »
Une autre idée reçue mérite d’être corrigée : les votes à distance ne seraient que des votes négatifs. Or, les retours terrain disent le contraire.
« On redoute souvent que les copropriétaires qui votent en ligne se prononcent contre. En réalité, ce n’est pas le cas. Nous observons même une majorité de votes favorables lorsque le vote se fait à distance », confirme Charles Loiselet. Un simple rappel automatique, envoyé dix jours avant l’assemblée générale avec un lien direct vers l’espace de vote, peut suffire à déclencher plusieurs votes par correspondance dans la journée. « Dans la foulée, je reçois cinq à six votes par correspondance. C’est un dispositif qui fonctionne plutôt bien. »
L’AG hybride : une promesse complexe à tenir
L’assemblée générale hybride — une partie des participants en salle, l’autre en visio — est séduisante sur le papier. Elle permet d’inclure les copropriétaires expatriés, en résidence secondaire ou simplement éloignés. En pratique, elle est difficile à organiser.
Charles Loiselet ne mâche pas ses mots : « Les AG hybrides, c’est extrêmement compliqué. Les AG en visio fonctionnent surtout pour les petites copropriétés. On n’est pas encore demandeur d’assemblées générales en 100 % digital. »
La raison est simple : un outil de visioconférence classique n’est pas conçu pour une AG. Il ne gère ni la signature électronique de la feuille de présence, ni l’identification des participants, ni les procurations, ni les votes à distance. C’est précisément pour combler ces lacunes qu’ont été développées des plateformes dédiées comme agconnect.
Arnaud Riou, responsable Grands Comptes, résume l’enjeu : « Pendant le Covid, beaucoup d’agences ont organisé leurs assemblées générales avec de simples outils de visioconférence. Mais cela a souvent complexifié la tenue des AG, avec de nombreuses opérations à gérer manuellement. Notre objectif était, au contraire, de simplifier le travail du gestionnaire. »
La plateforme réunit ainsi, dans un même outil, la lettre recommandée électronique, les procurations en ligne, le suivi du quorum en temps réel, la visioconférence sécurisée et la génération automatique du procès-verbal. Un positionnement qui répond à une attente déjà bien identifiée : selon une étude ANGC citée par agconnect, 39 % des professionnels constatent une demande significative d’assemblées générales avec participation à distance.
Les limites juridiques à connaître
La digitalisation de l’AG ne supprime pas ses contraintes légales. Deux points méritent une attention particulière :
- Le vote par correspondance ne tient pas compte des amendements votés en séance. Si une résolution est modifiée pendant l’AG, le copropriétaire qui a voté à l’avance est réputé défaillant sur ce point. C’est une limite inhérente au système.
- La rupture de connexion en visio. En cas de déconnexion, la jurisprudence naissante traite le participant comme défaillant — au même titre qu’un départ de salle.
Benoît Fleury est clair sur ce que le digital ne peut pas remplacer : « Sur des sujets compliqués, rien ne remplace l’écoute et le débat en direct. La digitalisation ne remplacera pas totalement la relation qu’on peut avoir en assemblée générale. »
Dès lors, une tendance de fond se dessine. Charles Loiselet l’observe sur son propre portefeuille : « Plus ça va, plus on prendra du temps dans la préparation de l’AG plutôt que dans l’AG elle-même. Il y a moins de débat, mais plus de préparation en amont. » La vérification d’identité à distance est un enjeu complémentaire. Les plateformes professionnelles croisent adresse IP, email d’invitation et identifiants personnels pour authentifier chaque participant. C’est nettement plus fiable qu’un simple appel vidéo.
L’intelligence artificielle va-t-elle transformer l’assemblée générale de copropriété ?
Ce que l’IA fait déjà
L’intelligence artificielle est déjà dans les outils des gestionnaires. Chez Loiselet & Daigremont, Charles Loiselet en recense les usages concrets : analyse comparative des devis de travaux, résumé des rapports d’intervenants, rédaction assistée des projets de résolution, préparation des procès-verbaux, génération automatique des ordres de service à transmettre aux entreprises après l’AG.
L’objectif est clair : « Libérer du temps administratif pour permettre au couple syndic-conseil syndical de se concentrer sur ce qui compte — la prise de décision collective et la gestion du patrimoine commun. »
Du côté des plateformes, agconnect utilise l’IA pour fluidifier les échanges avec les logiciels métier.
Arnaud Riou précise : « Le PV est quasiment pré-rédigé avant l’AG. Les demandes de nos clients portent surtout sur les comptes-rendus automatisés de réunions de conseil syndical. Pour les AG 100 % en visio, l’IA peut produire un résumé des échanges, annexable au PV ou mis à disposition sur l’extranet. »
Ce que l’IA ne remplacera pas
Pour autant, l’IA a des limites que les professionnels du terrain identifient clairement. L’intelligence émotionnelle, l’arbitrage humain, la capacité à désamorcer les tensions en séance — autant de compétences que l’algorithme ne possède pas.
Charles Loiselet trace la ligne : « L’IA ne remplacera pas la partie pédagogique. Comment expliquer une rénovation énergétique à 3 millions d’euros ? On aura toujours besoin du maître d’œuvre. L’IA ne fait pas la médiation et ne gère pas les conflits entre voisins. »
Benoît Fleury ajoute un avertissement juridique essentiel : « Il faut faire extrêmement attention à l’usage de l’IA pour ne pas opérer un transfert de responsabilité. Si on utilise l’IA pour analyser des devis et qu’elle se trompe, c’est le syndic qui assume — pas l’outil. »
Le décret de 1967 est formel : le syndic a une obligation d’information des copropriétaires à peine de nullité de la résolution. En clair, l’IA peut aider à préparer — elle ne peut pas remplacer la vérification humaine.
Les risques à anticiper : RGPD et cybersécurité
L’assemblée générale digitale mobilise des données personnelles sensibles — identité, coordonnées, votes. Le RGPD s’applique pleinement. Les prestataires doivent garantir le chiffrement des votes, la traçabilité des connexions et un archivage sécurisé. Le risque de piratage ou d’usurpation d’identité lors d’une AG à distance n’est pas théorique. C’est un critère de choix que les syndics ne peuvent pas ignorer lorsqu’ils sélectionnent leurs outils.
Conclusion
La digitalisation de l’assemblée générale n’est pas une révolution à venir — elle est déjà là. LRE, vote par correspondance, visioconférence, IA : les outils existent, le cadre juridique les encadre, et les résultats sur la participation sont réels. Pourtant, numériser ne signifie pas simplifier à tout prix. Chaque outil a ses limites légales, ses risques techniques et ses exigences de rigueur. La vraie question n’est pas de savoir jusqu’où aller, mais comment y aller bien : en formant les copropriétaires, en choisissant des prestataires fiables et en conservant ce que le digital ne remplacera jamais — le débat, la pédagogie et la décision collective.
