Les impayés de charges fragilisent durablement la trésorerie des immeubles et compliquent la conduite des travaux votés en assemblée générale. Dans cette interview, Alexandre Gauthier et Noé Taieb, cofondateurs du cabinet Gauthier & Taieb, présentent leur approche du recouvrement des charges de copropriété. Leur cabinet d’avocats accompagne les syndics depuis la phase amiable jusqu’à l’exécution des jugements, et propose un outil numérique pensé pour fluidifier le suivi des dossiers. Découvrez comment cette double expertise juridique et technologique aide les copropriétés à sécuriser leur équilibre financier.
Sommaire :
- Pourquoi avoir choisi de dédier votre activité au recouvrement des charges de copropriété ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les syndics face aux impayés ?
- En quoi consiste votre outil de suivi du recouvrement ?
- À partir de quand faut-il engager une action en recouvrement ?
- Quels conseils donneriez-vous aux syndics pour éviter que les impayés ne fragilisent une copropriété ?
Pourquoi avoir choisi de dédier votre activité au recouvrement des charges de copropriété ?
Noé Taieb. En réalité, la copropriété est plutôt venue à nous. Alexandre et moi avons traversé plusieurs expériences personnelles qui nous ont progressivement conduits à découvrir cet univers. Nous avons alors constaté très concrètement que la gestion de la trésorerie en copropriété reste un sujet crucial. La dégradation des parties communes, le défaut de sécurisation des immeubles ou les travaux reportés en sont des conséquences directes. Or, mener ces projets à bien suppose de préserver, voire d’améliorer la situation financière de l’immeuble. C’est précisément là que le recouvrement des charges de copropriété prend tout son sens.
Une démarche construite à l’écoute de tous les acteurs de la copropriété
Une fois ce constat posé, notre démarche a consisté à rencontrer les différents acteurs de cet écosystème. Nous avons ainsi échangé avec les gestionnaires, les comptables qui détiennent la vision la plus précise sur les impayés, et certains chargés de contentieux au sein des syndics de taille importante. Nous avons également interrogé l’autre versant, celui des copropriétaires, à travers les conseils syndicaux et leurs présidents. Cela nous a permis de cerner les enjeux de chacun face aux impayés de charges.
Deux besoins se sont rapidement imposés. D’abord, celui de mieux comprendre pourquoi et comment engager une procédure de recouvrement, devenue un sujet majeur en copropriété. Ensuite, côté syndic, un besoin plus opérationnel : faire face à la hausse des impayés, suivre un volume croissant de dossiers et les piloter avec efficacité. C’est de ce double constat qu’est né notre projet : un cabinet d’avocats entièrement organisé autour du recouvrement des charges de copropriété.
Un accompagnement structuré de l’amiable au judiciaire
Notre accompagnement se décline en plusieurs volets. La phase amiable comprend la mise en demeure et les protocoles d’accord transactionnels avec la mise en place d’un échéancier avec le débiteur. La phase judiciaire constitue ensuite le cœur de notre pratique : l’action en recouvrement vise à obtenir un titre exécutoire, c’est-à-dire dans ce cas un jugement. Une fois ce jugement obtenu, nous engageons son exécution, par les voies classiques, jusqu’à la saisie immobilière si nécessaire.
« C’est de ce double constat — un besoin de compréhension du recouvrement et un enjeu opérationnel de pilotage des dossiers — qu’est né notre projet : un cabinet d’avocats entièrement structuré autour du recouvrement des charges de copropriété. » — Alexandre Gauthier et Noé Taieb, cofondateurs du cabinet Gauthier & Taieb.
Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les syndics face aux impayés ?
Alexandre Gauthier. En échangeant avec les syndics, nous avons d’abord identifié des difficultés opérationnelles très concrètes. Les gestionnaires doivent faire face aux relances des fournisseurs, tout en expliquant aux copropriétaires pourquoi des travaux votés et appelés ne démarrent pas, ou pourquoi les parties communes continuent de se dégrader. À cela s’ajoutent des difficultés propres au traitement même des impayés, et deux d’entre elles ressortent systématiquement de nos échanges.
Un volume de dossiers difficile à piloter
Le premier enjeu concerne le volume de dossiers à traiter. Peu importe l’organisation interne du syndic — comptable, direction juridique d’un groupe national, service recouvrement dédié ou syndic bénévole —, quelqu’un doit toujours piloter un nombre important de dossiers avec de multiples interlocuteurs. Chaque dossier porte pourtant ses propres problématiques, à la fois juridiques et humaines, ce qui rend l’exercice particulièrement chronophage. Établir une approche adaptée à chaque situation devient alors complexe, tout comme identifier les priorités sans perdre le fil de l’ensemble.
Une transparence à renforcer entre syndic, avocat et copropriétaires
Le second enjeu concerne l’information et la transparence dans le suivi des dossiers. L’avocat a besoin de disposer rapidement des pièces et des éléments nécessaires pour mener les procédures dans de bonnes conditions. De son côté, le syndic attend une information régulière sur l’avancement des dossiers : dates d’audience, délibérés, prochaines étapes…
À cela s’ajoute une attente croissante : celle du conseil syndical et des copropriétaires eux-mêmes. Ces derniers acceptent de moins en moins de supporter le poids financier des débiteurs. Ils souhaitent donc pouvoir suivre plus précisément l’évolution des procédures de recouvrement des charges de copropriété.
« Nous, en tant qu’avocats, nous avons besoin de beaucoup d’informations pour mener efficacement les procédures, tandis que le syndic attend un vrai retour sur l’avancement de ses dossiers. » — Alexandre Gauthier, cofondateur du cabinet Gauthier & Taieb.
En quoi consiste votre outil de suivi du recouvrement ?
Noé Taieb. Nous avons cherché à répondre à l’ensemble de ces problématiques grâce à un outil informatique. Concrètement, notre plateforme centralise toute l’information et fluidifie les échanges entre les différents intervenants du dossier. Chaque syndic conserve son mode de communication préféré : certains restent attachés aux E-mails, d’autres privilégient la plateforme. Dans tous les cas, l’ensemble du suivi se retrouve consolidé au même endroit, avec une vision globale de tous les dossiers en cours.
Un tableau de bord centralisé pour piloter chaque dossier
Dès la connexion, un tableau de bord présente plusieurs sections : les dossiers actualisés, les actions à traiter en priorité — une convention d’honoraires à signer, une assignation à valider — ainsi qu’un agenda regroupant les prochaines dates d’audience. Cela permet de répondre rapidement aux questions des copropriétaires ou du conseil syndical sur l’état d’un dossier : la date du jugement, le moment de son exécution, l’échéance de versement des sommes recouvrées.
Une validation simplifiée pour gagner du temps
Au-delà du suivi, la plateforme intègre une dimension interactive. Plutôt que d’échanger des E-mails pour valider une assignation ou signaler un paiement récent, le syndic reçoit une invitation à valider le projet d’acte directement en ligne. Il peut accepter en un clic ou suggérer une modification — par exemple, prendre en compte un virement reçu quelques jours auparavant avant le dépôt de l’assignation. Cette fluidité évite les échanges répétitifs et accélère le traitement des dossiers.
Cet outil est né directement des retours du terrain. Les syndics doivent notamment présenter en assemblée générale un rapport sur l’ensemble des actions judiciaires engagées au nom de la copropriété. Un exercice souvent chronophage. Pour simplifier cette tâche, nous avons développé une fonction d’export en un clic. Elle permet de faire apparaître toutes les actions juridiques en cours, avec leur état d’avancement précis : mise en demeure, assignation, délibéré ou encore phase d’exécution. Ce qui nécessitait auparavant un temps important peut désormais être réalisé instantanément.
« Une plateforme unique qui centralise toute l’information fluidifie vraiment les échanges entre le syndic, l’avocat et le conseil syndical. » — Noé Taieb, cofondateur du cabinet Gauthier & Taieb.
À partir de quand faut-il engager une action en recouvrement ?
Noé Taieb. Cette question revient très souvent, car elle revêt un caractère stratégique pour le recouvrement des charges de copropriété. Il n’existe toutefois pas de réponse unique. Puisque chaque syndic adapte sa stratégie en fonction de la phase amiable déjà menée — nombre de relances effectuées, moment où elles ont eu lieu. Certains éléments restent néanmoins objectifs et permettent de fixer des repères concrets.
Le montant de la dette et son ancienneté, deux critères déterminants
Le premier critère objectif reste le montant de la dette. Une action judiciaire entraîne forcément un coût, qui doit rester cohérent avec la trésorerie de la copropriété et le montant à recouvrer. À titre de repère, un impayé d’environ 2 500 euros constitue généralement un seuil pertinent pour engager une procédure. Mais ce montant ne suffit pas à lui seul à décider. D’autres éléments doivent être pris en compte. Même lorsque les charges courantes sont limitées, un ravalement programmé ou des appels de fonds importants à venir peuvent justifier d’agir plus tôt.
Le second critère concerne l’ancienneté de la dette. En matière de recouvrement des charges de copropriété, le délai de prescription est de cinq ans. Il impose donc d’agir dans ce délai pour le compte des copropriétés clientes. Certaines situations appellent une vigilance particulière. C’est le cas, par exemple, des lots de parking. Un copropriétaire peut avoir vendu son appartement tout en conservant son stationnement. La dette reste alors parfois limitée en montant, mais peut remonter à plusieurs années. Dans ce cas, le syndic doit agir avant l’expiration du délai de prescription.
La récurrence et la situation du copropriétaire entrent aussi en ligne de compte
Alexandre Gauthier. En parallèle de ces critères objectifs, la situation propre du copropriétaire compte également. La démarche n’est pas la même selon que celui-ci manifeste une volonté de dialogue — en s’engageant par exemple dans un échéancier — ou qu’il refuse systématiquement de payer, ignore les relances, voire a déjà été condamné à plusieurs reprises pour défaut de paiement. La bonne foi du débiteur influence ainsi le degré de fermeté adopté, sans pour autant faire perdre de vue les contraintes de délai et de montant qui pèsent en bout de chaîne sur la copropriété.
« Le moment opportun pour engager l’action judiciaire dépend surtout de la phase amiable qui a eu lieu, mais à partir de 2 500 euros d’impayés, c’est un bon moment pour commencer à agir. » — Noé Taieb, cofondateur du cabinet Gauthier & Taieb.
Quels conseils donneriez-vous aux syndics pour éviter que les impayés ne fragilisent une copropriété ?
Alexandre Gauthier. Le conseil paraît évident, mais il reste essentiel : anticiper. Dès les premiers impayés, il faut tenter d’entrer rapidement en dialogue avec le copropriétaire, car l’aspect humain demeure central dans la recherche d’une solution. Si cette démarche n’aboutit pas, il devient nécessaire de mandater un avocat sans tarder pour engager la phase judiciaire. Le statu quo, bien que parfois tentant, doit absolument être évité, en particulier dans des situations complexes comme une succession vacante, où le syndic perd tout interlocuteur et voit le recouvrement se compliquer fortement.
Une stratégie adaptée à l’organisation de chaque syndic
Une fois mandaté, notre cabinet établit une stratégie adaptée à l’organisation propre du syndic. Pour certains, des mises en demeure précoces s’avèrent efficaces. Dans la majorité des cas, nous intervenons plutôt en fin de phase amiable, après plusieurs relances effectuées par le syndic lui-même. Nous procédons alors à une dernière mise en demeure, qui peut conduire à un protocole d’accord transactionnel que nous faisons homologuer, donnant ainsi un titre exécutoire mobilisable à la moindre défaillance. À défaut d’accord, l’action judiciaire s’engage : prise de date d’audience, lancement de l’assignation, puis actualisation de la créance du syndicat avant l’audience. Plus l’action démarre tôt, plus le jugement intervient rapidement, ce qui limite l’impact sur la trésorerie de la copropriété.
L’anticipation, maître mot pour préserver la trésorerie collective
Noé Taieb. Le maître mot reste l’anticipation. Il est courant, face à une difficulté, d’attendre en espérant une amélioration spontanée : le copropriétaire ne répond pas à la relance, ignore le recommandé, ne réagit pas davantage à une sommation. Pourtant, chaque délai supplémentaire alourdit la pression sur la trésorerie collective. Lorsqu’un copropriétaire manifeste une réelle volonté de dialogue, il convient de l’exploiter pleinement, car les situations de bonne foi existent et méritent souplesse. En revanche, en l’absence de tout retour, attendre ne fait qu’aggraver la situation.
En somme, Gauthier & Taieb se positionne comme un partenaire de référence pour les syndics confrontés aux défis du recouvrement des charges de copropriété. Grâce à une double expertise juridique et technologique, le cabinet accompagne chaque dossier de la phase amiable jusqu’à l’exécution du jugement, tout en apportant aux syndics et aux conseils syndicaux la transparence qu’ils attendent. N’hésitez pas à contacter Gauthier & Taieb pour bénéficier de leur expertise et sécuriser le recouvrement des charges de votre copropriété.
