Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la question de l’accès aux documents en copropriété soulève de nombreuses tensions. Le cabinet Audineau & Associés revient sur cette problématique en analysant les obligations du syndic et les droits du conseil syndical. Entre transparence documentaire et protection des données personnelles, où se situe l’équilibre juridique ? Cet article décrypte les règles du RGPD en copropriété. Il expose les devoirs du syndic et met en avant AR24, acteur clé de la dématérialisation. Le RGPD en copropriété n’est pas une entrave, mais un cadre légal à respecter avec rigueur.
Sommaire :
- RGPD en copropriété : un faux prétexte pour refuser l’accès aux documents
- Les obligations légales du syndic face au conseil syndical
- Que risque un syndic en cas de refus injustifié ?
- Exceptions légitimes : quand le syndic peut-il vraiment refuser ?
- RGPD en copropriété et envois électroniques : l’exemple d’AR24
RGPD en copropriété : un faux prétexte pour refuser l’accès aux documents
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le RGPD, ou Règlement général sur la protection des données, est une réglementation européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018. Son objectif est de renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Ainsi, il impose à toutes les organisations – entreprises, administrations, associations, syndics – des règles strictes sur la collecte, le traitement, la conservation et la transmission des données.
Le RGPD s’applique dès lors qu’une donnée permet d’identifier une personne (nom, adresse, e-mail, numéro de lot en copropriété, etc.). Il repose sur des principes de transparence, de finalité et de responsabilité. Dans le contexte de la copropriété, il encadre les pratiques des syndics, mais ne remet pas en cause leurs obligations légales de communication des documents.
Une confusion fréquente autour du RGPD
Le RGPD a profondément modifié les pratiques liées au traitement des données personnelles. Dans le secteur de la copropriété, certains syndics en profitent pour opposer ce règlement aux demandes du conseil syndical concernant l’accès aux documents. Pourtant, cette interprétation est juridiquement infondée.
Le cabinet Audineau & Associés, dans son analyse, rappelle que le RGPD ne peut pas être invoqué pour restreindre l’accès aux pièces administratives. Cette lecture abusive du texte alimente des tensions inutiles entre les organes de gestion de la copropriété.
L’article 21 : une disposition d’ordre public
Le 7e alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 impose explicitement la transparence du syndic :
« Le Conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au Syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du Syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. »
Il s’agit d’une obligation légale, qui s’impose à tous les syndics, quelles que soient les données contenues dans les documents. Le RGPD en copropriété ne peut donc servir de prétexte pour éviter cette communication.
Les obligations légales du syndic face au conseil syndical
Le RGPD lui-même, à l’article 6, paragraphe 1, point c), précise que :
« Le traitement est licite s’il est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis. »
Cela signifie que lorsqu’un syndic transmet un document contenant des données personnelles dans le cadre de ses obligations, il agit en conformité avec le RGPD, et non en infraction.
La CNIL valide cette interprétation en affirmant : « La transmission de ces documents n’est pas contraire aux principes de protection des données dès lors qu’elle repose sur une obligation légale. »
Ainsi, l’ensemble des documents administratifs et comptables doit donc être communiqué. C’est le cas des relevés bancaires, contrats, factures, procès-verbaux, ou encore les notifications de changement de propriétaire. Tous ces documents ne peuvent être légalement retenus par le syndic.
Que risque un syndic en cas de refus injustifié ?
Le syndic agit en qualité de mandataire du syndicat des copropriétaires. L’article 1992 du Code civil précise que tout mandataire est tenu d’une obligation de gestion loyale et diligente :
« Le mandataire répond non seulement du dol, mais encore des fautes qu’il commet dans sa gestion. »
Un refus injustifié peut donc être considéré comme une faute de gestion, susceptible d’ouvrir la voie à une action en responsabilité devant le tribunal judiciaire.
Des pénalités financières réglementées
La loi ELAN de 2018, puis l’ordonnance du 30 octobre 2019, ont renforcé l’arsenal juridique. Le syndic dispose désormais d’un délai maximum d’un mois pour transmettre les documents. Passé ce délai, des pénalités de retard de 15 € par jour s’appliquent, comme le précise l’article 2 du décret du 7 octobre 2020.
En cas de non-déduction des pénalités, le président du conseil syndical peut saisir le juge des référés pour faire appliquer les sanctions.
Exceptions légitimes : quand le syndic peut-il vraiment refuser ?
Une obligation générale… avec quelques limites spécifiques
Si le RGPD en copropriété ne remet pas en cause l’obligation de transmission des documents au conseil syndical, il existe néanmoins des situations très spécifiques dans lesquelles le syndic peut légitimement refuser de communiquer certains éléments. Ces exceptions ne résultent pas du RGPD mais du cadre juridique du mandat du syndic lui-même.
En effet, comme le rappelle le cabinet Audineau & Associés, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 encadre uniquement les documents relatifs à la gestion du syndicat de copropriétaires. Par conséquent, les pièces qui sortent du périmètre de cette gestion ne relèvent pas de l’obligation de transparence.
Documents hors du champ de l’administration de la copropriété
Un syndic n’est donc pas tenu de transmettre des documents :
- relatifs à des actions qu’il mène à titre personnel,
- issus de procédures judiciaires dans lesquelles il est directement partie en dehors de son mandat,
- ou relevant d’une activité indépendante de sa mission de syndic.
Ces pièces ne sont ni des éléments de gestion ni des documents d’administration de l’immeuble au sens de la loi. Il s’agit d’un principe de cohérence juridique. Seul ce qui engage le syndicat des copropriétaires est communicable au conseil syndical.
Un exemple jurisprudentiel marquant
Cette limite a été posée très clairement par la Cour d’appel de Lyon, dans un arrêt rendu le 29 juin 2017 (n°15/08558). Dans cette affaire, un syndic en exercice avait assigné un ancien syndic pour obtenir des documents restés en sa possession. Le nouveau syndic avait également voulu obtenir des pièces relatives à l’action judiciaire engagée. Le juge a considéré que cette action personnelle, bien qu’en lien indirect avec la copropriété, ne relevait pas du champ de l’article 21 de la loi de 1965. Ainsi, il ne pouvait donc pas faire l’objet d’une obligation de communication au conseil syndical.
Cette jurisprudence fait jurisprudence. En cela, elle délimite clairement la frontière entre ce qui relève de la transparence légale et ce qui relève de la sphère personnelle ou juridique du syndic.
Un refus doit toujours être motivé et exceptionnel
Il convient néanmoins de souligner que ces cas restent rares. Un syndic ne peut pas, de manière générale, s’appuyer sur cette exception pour refuser l’accès à des documents courants comme des factures, des convocations, ou des échanges avec des prestataires. Tout refus doit être clairement justifié, circonstancié, et conforme à la jurisprudence. Dans le cas contraire, le conseil syndical peut saisir le juge.
RGPD en copropriété et envois électroniques : l’exemple d’AR24
La digitalisation des échanges, une nouvelle norme pour les syndics
L’évolution des pratiques administratives en copropriété s’inscrit désormais dans une logique de dématérialisation sécurisée des documents. Depuis la réforme du décret du 17 mars 1967, modifié par les ordonnances de 2020, les syndics ont la possibilité — et désormais l’obligation dans certains cas — de transmettre les notifications et mises en demeure par voie électronique, sous forme de lettres recommandées électroniques (LRE).
Cette évolution répond à une volonté législative claire : moderniser les échanges, réduire les délais et les coûts postaux, tout en garantissant la sécurité juridique des envois. Le RGPD en copropriété, bien loin de freiner cette évolution, encadre simplement les conditions techniques et les responsabilités liées à l’usage des données personnelles, notamment les adresses électroniques des copropriétaires.
Un cadre légal strictement encadré
L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, introduit par la loi du 9 avril 2024 relative à la rénovation de l’habitat, a renforcé cette logique en posant un principe fort :
« Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique. »
La loi précise que l’envoi postal devient l’exception, alors que l’envoi numérique devient la règle. Cette transition s’inscrit dans une logique de simplification des procédures de gestion immobilière. Ainsi, pour respecter cette réglementation tout en étant conforme au RGPD, les syndics doivent toutefois recourir à des prestataires agréés : des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés (PSCO), reconnus par l’État.
AR24 : un acteur de référence dans la dématérialisation sécurisée
C’est dans ce contexte qu’intervient AR24, société française et filiale numérique du groupe La Poste. AR24 s’est imposée comme l’un des leaders de la lettre recommandée électronique en France. Elle est certifiée PSCO, conformément aux exigences du règlement européen eIDAS, et figure dans la liste officielle de confiance publiée par l’ANSSI.
AR24 propose une plateforme numérique permettant aux syndics de copropriété d’envoyer de manière légale, traçable et juridiquement opposable :
- convocations à l’assemblée générale,
- procès-verbaux,
- appels de charges,
- mises en demeure,
- notifications de travaux.
Ces envois ont la même valeur juridique qu’un recommandé papier, tout en étant plus rapides, plus économiques et plus écologiques.
Conformité RGPD et sécurité des données
L’utilisation d’AR24 dans le cadre de la RGPD en copropriété ne pose aucune difficulté juridique. En effet, la transmission de l’adresse e-mail d’un copropriétaire à AR24 est un traitement licite. Puisqu’il repose sur une obligation légale définie par l’article 42-1 précité. La plateforme AR24, en tant que tiers de confiance, s’engage contractuellement à respecter les normes les plus strictes de confidentialité, d’intégrité et de traçabilité des données.
De plus, les envois sont horodatés, certifiés par signature électronique et conservés dans des espaces sécurisés accessibles uniquement par les destinataires autorisés. Ces garanties renforcent la valeur probatoire des documents transmis.
Un gain concret pour la gestion des copropriétés
Pour les syndics comme pour les copropriétaires, l’usage d’AR24 simplifie considérablement les échanges :
- Les documents arrivent instantanément.
- Les preuves de réception sont automatiques.
- Les coûts de gestion sont réduits.
- La conformité légale est assurée.
Cette solution contribue donc à fluidifier les relations entre syndic et conseil syndical, tout en répondant aux exigences du RGPD en copropriété.
