Les éditeurs de logiciels s’adaptent pour accompagner les syndics dans leur mission

éditeurs de logiciels
Des solutions pour accompagner les syndics dans leur mission.

La loi Elan devrait changer le quotidien des syndics. La dématérialisation, les extranets, les assemblées générales par Visioconférence…, autant de nouveaux défis pour les professionnels et les éditeurs de logiciels qui vont devoir proposer des solutions pour les accompagner dans leur mission.

De nouvelles obligations pour les syndics de copropriété

 

La loi Elan, promulguée le 23 novembre 2018 était encore en attente d’environ 70 décrets d’application avec un objectif de parution avant la fin du premier semestre 2019. Et c’est le cas puisque l’on peut déjà noter la parution de quelques décrets importants sur les mois de mai et juin 2019.

Tout d’abord, deux décrets ont été publiés le 23 mai 2019 pour indiquer d’une part la liste minimale des documents devant figurer sur l’extranet du copropriétaire, en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ELAN.

Ce décret attendu tant par les copropriétaires que les syndics entre en vigueur seulement à compter du 1er juillet 2020. Cet espace en ligne sécurisé doit prévoir des accès différenciés selon les profils, le premier est à la disposition de tous les copropriétaires, Le deuxième à l’usage du copropriétaire concernant son lot et enfin le troisième est dédié au conseil syndical afin de lui permettre d’assurer sa mission d’assistance et de contrôle. Il est également précisé l’ensemble des documents contenus dans ces différents espaces.

Pour respecter cette obligation avant le 1er juillet 2020, les logiciels devront être mis à jour et l’ensemble des documents devra être scanné. La loi ne prévoit pas expressément de sanctionner à cette obligation.

L’autre décret du 23 mai 2019, indique le montant minimal de la pénalité en application de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ELAN. Celle-ci est de 15 euros par jour de retard, à défaut de communication au conseil syndical par le syndic de certaines pièces relatives à la gestion du syndic et, de manière générale à l’administration de la copropriété.

A noter également la parution du décret du 27 juin 2019 qui porte sur différentes mesures relatives au fonctionnement des copropriétés. On y retrouve notamment, les modalités de participation aux assemblées générales par visioconférence, la feuille de présence et les procès-verbaux qui peuvent être établis sous forme électronique, l’accès à l’extranet sécurisé qui dois être mis à disposition par le syndic professionnel ou encore l’envoi d’avis d’appels de fonds par courrier électronique.

Guides des Pros 728×150
Jurisprudences 2018
Club MI Pro #1 728×150
Club MI Plus #1 728×150

Des solutions pour accompagner les syndics dans leur mission

 

Tous ces changements sont importants, les cabinets de syndics vont devoir faire évoluer leurs outils et surtout se former à de nouvelles applications ou fonctionnalités de leur logiciel métier.

Pour autant, les éditeurs de logiciels qui doivent accompagner leurs clients dans la mise en œuvre de ces évolutions doivent anticiper les changements pour que leurs solutions soient opérationnelles dès que les décrets entrent en vigueur.

Nous n’avons pas attendu la Loi Elan pour cela, puisque notre extranet existe depuis 2003, notre extranet met à disposition les documents de la copropriété pour les membres du conseil syndical, des copropriétaires et occupants de l’immeuble. C’est un outil de mise en relation entre les copropriétaires et le syndic. Il est possible de gérer les convocations et les signatures par voie électronique et de bénéficier d’actualités avec le site « Monimmeuble.com ». Nous proposons également le service via une application mobile pour faciliter le travail du syndic.

Christine Sobral, directrice générale chez Gercop.

En effet, Y15-Syndic de Gercop, est le logiciel spécialisé pour les gestionnaires de copropriété conforme à la loi SRU et à son plan comptable. Bénéficiant de plus de 35 ans d’expérience dans l’exercice de la copropriété, Gercop a développé son nouvel outil avec une grande expertise et offre une fiabilité? comptable, ainsi que toutes les fonctionnalités nécessaires à l’accomplissement du métier de syndic.

Il est certain que la loi Elan est sur le point d’impacter de manière durable le développement des logiciels d’administrations de biens. En particulier les nouveautés liées aux modalités de l’accès extranet, en passe de devenir l’élément central de la communication entre le syndic et les copropriétaires.

De nouvelles fonctionnalités voient donc le jour comme autant d’atouts commerciaux pour faire la différence en matière de concurrence. Les outils se transforment et deviennent nomades « 100% web, 100% dématérialisé » pour répondre aux nouvelles exigences du « consommateur » copropriétaire.

Aujourd’hui, nous avons adapté et réécrit toute notre gamme de produits « full web ». Avec un simple navigateur, un identifiant et un mot de passe, il est possible de se connecter à son outil de gestion immobilière. Nous savons que les outils web sont l’avenir et nous anticipons en permanence les besoins des syndics. Nous avons d’ailleurs constitué une nouvelle équipe « gérance copro » avec un nouvel environnement technique pour évoluer avec la technologie et suivre de près le métier de nos clients et répondre à leurs attentes. Pour exemple, nous savons qu’il est difficile de trouver des comptables alors nous avons automatisé les fonctions comptables en chaînant les actions afin de permettre au syndic qui n’est pas comptable de faire de la comptabilité en attendant de trouver le collaborateur dédié.

Christine Sobral

A l’heure où les syndics sont obligés d’augmenter leur volume d’immeubles, à équipe constante, les solutions digitales facilitent leur mission et leur font gagner un temps précieux en automatisant certaines taches à moindre coût. Car une grosse partie de l’activité d’un syndic reste la relation avec ses clients et la gestion du quotidien.

Nous pouvons gérer toutes les demandes d’interventions grâce à notre module de gestion de tickets. Par exemple, si un copropriétaire déclare un sinistre dans un sous-sol à son syndic, ce dernier va générer un ticket incident qui va automatiquement informer tous les acteurs concernés (copropriétaire, conseil syndical, intervenant, fournisseur). Le prestataire pourra alors faire remonter au syndic les détails de l’intervention. Ces fonctions facilitent grandement le travail des syndics et surtout leur font gagner du temps.

Patrice Kuhlmann, directeur commercial de Crypto.

L’objectif pour la plupart des éditeurs de logiciels est d’aller vers des solutions tout numérique et vers plus de digital. Depuis des années, ils ont pris ce virage avec le développement d’applications métier en full web. Mais est-ce que les copropriétaires suivent cette évolution de leur côté ? Rien n’est moins sûr comme le constate Christine Sobral, ils consultent peu l’extranet de leur immeuble et tous les syndics n’en sont pas encore équipés.

L’évolution sociétale fera son œuvre petit a? petit. Pour les syndics, s’équiper leur fait gagner du temps, leur donne une meilleure image mais c’est aussi le moyen d’être référencé? sur le net et, de fait, se faire connaitre auprès de clients potentiels.

Aujourd’hui, lorsqu’un conseil syndical souhaite changer de syndic, il va en général sur Internet et fait une première sélection. Si vous n’avez pas de vitrine, vous n’êtes pas visibles.

Christine Sobral

Les éditeurs de logiciels sont un maillon important de la chaîne dans la gestion d’immeuble, ils font évoluer leurs produits le plus rapidement possible mais parfois dans l’attente de certains éléments législatifs. Ils doivent anticiper le plus possible les changements pour ne pas travailler dans l’urgence.

Article rédigé à partir du dossier complet que vous trouverez dans le magazine de notre partenaire « Copropriété & Travaux » P62 à 68 : « Quels logiciels pour aider les syndics dans leur mission avec la loi Elan » par Nathalie Vaultrin.

Pour en savoir plus sur Copropriété & Travaux…