Entretien chaudière collective : tout savoir sur les contrats de chauffage en copropriété

Maintenir la chaudière collective en bon état devient une priorité absolue pour les copropriétés qui veulent garantir sécurité, efficacité énergétique et contrôle des dépenses. Alors, comment naviguer entre les différents contrats d’entretien, de P1 à P4, et s’assurer de leur pertinence pour votre installation ? Faites-vous la différence entre un contrat d’entretien avec garantie de moyens et un contrat d’exploitation avec garantie de résultats ? Cet article va vous aider à y voir plus clair et à prendre les bonnes décisions concernant l’entretien de la chaudière collective de votre copropriété.

Sommaire :

• 4 postes de facturation pour assurer l’entretien de la chaudière collective
• Maîtriser les marchés et contrats d’exploitation de fourniture d’énergie
• Quelles sont les clauses contractuelles d’un contrat d’entretien de chaudière collective ?

4 postes de facturation pour assurer l’entretien de la chaudière collective

L’entretien d’une chaudière collective est essentielle pour assurer son bon fonctionnement et la sécurité des résidents. Alors qu’est-ce qu’un contrat d’exploitation ? C’est un accord entre une copropriété et un exploitant d’installation de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire (ECS). Il vise principalement à garantir la bonne gestion et l’entretien des équipements collectifs de chauffage et/ou d’eau chaude de la copropriété.

Voici un aperçu de chaque type de postes de facturation, souvent désignés par P1, P2, P3, et P4. Ces contrats d’exploitation varient en fonction des besoins et peuvent couvrir diverses prestations. C’est pourquoi, tout d’abord, vous devez réfléchir aux besoins auxquels le contrat d’exploitation doit répondre dans votre copropriété. Sachez que le poste P2 est un incontournable, il est présent dans tous les contrats. Mais, les autres postes, eux, sont optionnels. Ainsi, une analyse approfondie vous aidera à déterminer quels postes inclure pour une couverture optimale.

P1 : fourniture d’énergie ou de combustible

Les contrats de type P1 sont axés sur la fourniture d’énergie ou de combustible nécessaire au fonctionnement de la chaudière. L’exploitant s’engage à fournir régulièrement le combustible (gaz, électricité, CPCU, fioul, biomasse), garantissant ainsi que la chaudière ne tombe jamais en panne par manque de ressources.

“Les contrats P1 sont typiquement choisis par de grandes copropriétés. Elles se dirigent vers de grands exploitants qui, grâce à leur volume de contrats gaz, peuvent offrir des prix plus bas que ceux qu’une copropriété obtiendrait seule.” – Frederic TRIDON – Responsable Technique et Commercial chez FULGONI.

Il est essentiel de bien comprendre ces options pour choisir le contrat de maintenance P1 adapté à votre copropriété. Ainsi, il faudra considérer votre consommation d’énergie, votre budget, et les variations climatiques de votre région.

P2 : maintenance préventive et petit entretien des installations

Les prestations de type P2 constituent le cœur de l’entretien d’une chaudière collective. Ce type de contrat inclut les visites régulières pour la vérification, le nettoyage, et le réglage de l’appareil ainsi que les petites réparations. C’est la maintenance préventive qui vise à maintenir la chaudière en état de fonctionnement optimal et à prévenir les pannes.

Optimisation et maintenance : clés de l’entretien de la chaudière collective

Un contrat d’exploitation est essentiel dans le maintien et l’optimisation de la chaudière collective. C’est pourquoi, il inclut systématiquement une prestation de type P2. Ce service de conduite optimisée de la chaudière vise à réaliser des économies d’énergie. De plus, il comprend l’entretien régulier et les visites nécessaires pour le bon fonctionnement et la conformité réglementaire de l’installation.

Les coûts de main-d’œuvre, ainsi que les produits et pièces consommables (filtres, joints, etc.) sont généralement couverts par ce contrat. Cependant, en cas de défaillance majeure ou de remplacement nécessaire de composants, ces coûts sont facturés séparément. À moins qu’un contrat de type P3 ne soit également en place pour couvrir ces cas.

Tout contrat d’entretien de la chaudière collective inclut les services de type P2, avec la possibilité d’ajouter d’autres prestations selon les besoins. Ce contrat est forfaitaire, ce qui le rend idéal pour les petites copropriétés ayant des exigences spécifiques et des ressources limitées.

Le contrat P2 CONNECT de FULGONI

Le contrat P2 CONNECT de FULGONI est une innovation dans le domaine de l’entretien de la chaudière collective. Il offre une gestion et un petit entretien des installations via la télégestion, une méthode de surveillance et de gestion à distance. C’est une alternative efficace aux contrats de maintenance traditionnels P2, car il permet de réduire les déplacements et les visites d’entretien des techniciens tout en maintenant un niveau élevé de service. Grâce à la télégestion, les interventions sont mieux planifiées, mais aussi optimisées en fonction des heures réelles de fonctionnement de l’installation. Ce qui contribue à une maintenance plus précise et économique.

En outre, selon les spécificités de votre installation, les frais liés à l’installation du matériel nécessaire pour la télégestion peuvent être partiellement ou totalement pris en charge, offrant ainsi une flexibilité financière. Toutefois, ce type de contrat requiert un engagement sur une durée de 5 ans, garantissant une maintenance continue et efficace.

“ Cette approche moderne de la maintenance de chaudière collective est particulièrement avantageuse pour les copropriétés cherchant à allier technologie, efficacité et économie. En permettant un suivi en temps réel et une intervention rapide et ciblée, le contrat P2 CONNECT représente une solution avant-gardiste pour l’entretien de la chaudière collective.” – Frederic TRIDON

P3 : garantie totale “pièces et main d’œuvre” (gros entretien)

Le type P3 couvre les garanties et le gros entretien qui va au-delà de la maintenance régulière. Cela peut inclure le remplacement de pièces usées ou défectueuses et les réparations importantes qui ne sont pas couvertes par le P2. Ce contrat vise à alléger la charge financière des réparations imprévues et garantit un certain niveau de performance de la chaudière sur une période plus longue.

Le terme P3 désigne un niveau supérieur d’entretien de la chaudière collective, focalisé sur le renouvellement et le gros entretien des équipements. Ce contrat est souvent établi sur une durée de 5, 10, jusqu’à 15 ans. Il est rémunéré par une redevance annuelle forfaitaire. Ainsi, ce type de service permet aux gestionnaires de mieux planifier et budgétiser d’importantes dépenses imprévues qui ne sont pas couvertes par le P2, dédié seulement au petit entretien.

Optimiser l’entretien de la chaudière collective avec le P3

La prestation P3 garantit le remplacement des équipements défaillants et inclut les coûts des pièces et de la main-d’œuvre. La durée de vie théorique des appareils est prise en compte pour planifier les renouvellements nécessaires. Cette planification prévisionnelle rend les coûts transparents pour la copropriété, qui s’acquitte d’une annuité constante, évitant ainsi les surprises budgétaires.

“La détermination du coût de ces contrats se fonde sur l’évaluation actuelle de l’état du matériel. Cela signifie que l’on réalise une évaluation instantanée du matériel en place. En s’appuyant sur des tableaux indiquant la durée de vie théorique des appareils, on prévoit le remplacement nécessaire de composants tels que les pompes, brûleurs, chaudières et autres éléments. Ces prévisions sont ensuite consolidées et réparties sur une annuité, permettant une budgétisation régulière et prévisible.” – Frederic TRIDON – Responsable Technique et Commercial chez FULGONI.

Les postes P3 et leurs variants pour une gestion évolutive

Il est essentiel que la liste détaillée des composants et équipements couverts soit annexée au contrat pour éviter toute ambiguïté. À terme, on effectue une réévaluation des dépenses et les économies réalisées peuvent être réinvesties ou restituées à la copropriété. Notons que certains contrats P3 incluent également des variantes, comme P3R, P3S, P3 prime ou P3 GER. Elles offrent des options de renouvellement amélioré plutôt que juste le remplacement à l’identique. De sorte que ces variantes visent à améliorer continuellement le système de chauffage à chaque intervention.

“Généralement, un exploitant hésite à s’engager dans un contrat P3 pour des chaufferies ayant plus de 20 ans. En effet, les P3 sont plus courants pour des systèmes de moins de dix ans. La raison ? La durabilité des équipements. La durée de vie des matériaux joue un rôle clé. Et, l’on se réfère à des guides, comme celui de la FEDEN, pour estimer cette durée. Ainsi, ces données nous aident à calculer et planifier les contrats, notamment les P2 et P3.” – Frederic TRIDON

P4 : gros travaux de rénovation et financement des installations

Les contrats de type P4 sont les plus complets et impliquent des travaux de rénovation majeurs, de mise en conformité ou le remplacement complet de la chaudière. Ce type de contrat est souvent assorti d’options de financement pour aider à couvrir les coûts substantiels associés aux gros travaux. Ainsi, l’exploitant assume la charge financière des mises à jour nécessaires. Le plus souvent dans le cadre de contrats étendus sur huit à quinze ans.

Ainsi, la rénovation de la chaufferie est réalisée immédiatement, et en retour, une annuité P4 est établie pour couvrir les coûts. Bien que les taux proposés par les chauffagistes puissent être légèrement plus élevés que ceux d’une banque, cette option offre l’avantage de la commodité. Puisqu’elle évite à chaque copropriétaire de devoir contracter un prêt individuel.

“ Certes, le contrat P4 représente un investissement initial plus important. Mais, il offre une solution à long terme pour les copropriétés souhaitant moderniser leur système de chauffage. Le P4 est généralement utilisé par les petites copropriétés qui choisissent de financer des travaux importants via l’exploitant. Parce que les investissements nécessaires sont conséquents et le nombre de copropriétaires capables de contribuer est limité.” – Frederic TRIDON

Maîtriser les marchés et contrats d’exploitation de fourniture d’énergie

Bien que moins familiers à certains, les contrats d’exploitation se déclinent en plusieurs marchés. Ainsi, ils peuvent concerner différents postes de facturation avec des caractéristiques spécifiques. Il est important de mentionner que pour tous ces marchés, les postes P3 et P4 sont disponibles en tant qu’options supplémentaires.

Notons également que lors de la sélection d’un marché, le principal facteur distinctif réside dans le choix du poste P1.

Les éléments clés à comprendre

1. Marché “Prestation et Forfait” (PF). Il représente l’option la plus élémentaire et économique, incluant exclusivement le poste P2.
2. Marché à forfait (MF). Ces contrats fixent un prix forfaitaire pour l’énergie, indépendamment des variations climatiques ou de la consommation réelle. Cette option offre une prévisibilité des coûts, mais ne prend pas en compte les variations de température hivernale. Il inclut les postes P1 et P2.
3. Marché à température (MT). Ici, le prix de l’énergie est ajusté en fonction des conditions climatiques, notamment la rigueur de l’hiver. Ils utilisent les Degrés Jours Unifiés (DJU) pour mesurer l’impact des variations de température sur la consommation d’énergie. Ce contrat vise à équilibrer les coûts selon les besoins réels de chauffage.
4. Marché comptage (MC). Dans ce cas, l’exploitant vend la chaleur à un prix unitaire défini. Vous payez pour l’énergie consommée selon un tarif spécifique, ce qui permet une facturation plus directement liée à votre usage réel. Dans le marché où le prix du contrat P1 varie en fonction de la quantité de chaleur fournie, il y a une distinction nette entre la responsabilité de l’entreprise qui gère la chaudière (rendement), et celle des usagers axée sur leur consommation de chaleur.
5. Marché combustible et prestation (CP). L’exploitant gère l’approvisionnement et la facturation du combustible. Cela peut inclure l’achat, le stockage et la gestion du combustible, avec une refacturation aux clients établie sur la consommation réelle ou un tarif fixe.

Tableau récapitulatif des types de marché et leurs options

Ce tableau énumère les types de contrats pour l’entretien et l’exploitation de la chaudière collective, détaillant les services inclus et les ajouts optionnels pour chaque type de contrat.

Quelles sont les clauses contractuelles d’un contrat d’entretien de chaudière collective ?

Indépendamment du marché sélectionné, la présence ou la rédaction précise de certaines clauses permettent de sécuriser le contrat d’entretien de la chaudière collective. En effet, assurer la qualité et l’efficacité de l’entretien nécessite d’inclure des clauses bien définies dans le contrat avec l’exploitant. Ces dernières décrivent précisément les obligations du prestataire et les conditions d’intervention et de prise en charge. Il est donc essentiel de se familiariser avec les diverses clauses et de comprendre leurs implications.

> Consultez notre article sur : “Maintenance des équipements de la copropriété : quels sont les points à contrôler ?”

Des clauses pertinentes à intégrer au contrat

Conditions de dépannage

Vous devez établir un délai maximal d’intervention pour le dépannage. Il s’exprime en heures ou jours ouvrables, pour garantir une réponse rapide en cas de panne. Selon l’Association française de l’assurance qualité (AFAQ), il est recommandé d’établir un délai d’intervention de 24h pour les urgences et de définir clairement les critères de gravité des pannes.

Liste des exclusions

Une liste détaillée des opérations et travaux non inclus dans le contrat permet d’éviter les malentendus. La FEDENE suggère de lister les types de travaux exclus du contrat, notamment ceux relevant de grosses réparations ou remplacements complets.

Grille tarifaire hors contrat

Établir une tarification claire pour toute intervention ou pièce non couverte par le contrat permet une transparence financière. Par exemple, les services définis dans la gamme de maintenance du contrat P2 sont inclus dans le prix forfaitaire total du contrat. En cela, le contrat doit détailler les prestations et interventions qui ne font pas partie du forfait. Dans ce cas, le prestataire doit fournir un devis pour toute fourniture, réparation, ou travail supplémentaire requis et non inclus dans le forfait.

Durée et flexibilité

Selon l’article L241-3 du Code de l’énergie, la durée maximale d’un contrat d’entretien est réglementée à :

1. 5 ans pour un P2,
2. 8 ans pour un contrat incluant la fourniture d’énergie (P1 + P2),
3. 16 ans si le contrat inclut une clause de garantie totale (P3). De même, lorsque l’exploitant met en œuvre et finance des travaux, la durée de ces contrats peut être portée à 16 ans.

La plupart des contrats prévoient une reconduction tacite. Toutefois, si vous n’avez pas été informés de la reconduction, la loi Châtel vous permet de résilier le contrat sans frais à tout moment après la date de renouvellement automatique.

Conditions de température

Pour garantir le confort des occupants et la performance du système de chauffage, le contrat d’entretien de la chaudière collective doit inclure des clauses spécifiant la température minimale et maximale dans les logements. De même, il est précisé la température de l’eau chaude sanitaire.

Selon l’article R111-6 du Code de la construction et de l’habitation, la température minimale dans les logements doit être de 18°C, maintenue par les équipements de chauffage. Quant à la température maximale, l’article R241-26 du Code de l’énergie la fixe à 19°C pour l’ensemble des pièces du logement. Par ailleurs, le contrat comporte des dispositions concernant la température réglementaire pour l’eau chaude sanitaire en sortie de l’équipement de stockage collectif. Rappelons qu’elle est fixée entre 55°C et 60°C.

Respect des normes réglementaires en chauffage

Les chauffagistes doivent informer les clients des mises à jour légales. Le contrat doit ainsi indiquer que le prestataire a l’obligation d’informer le client de toutes les nouvelles dispositions d’ordre réglementaire qui sont susceptibles de le concerner.

> Consultez notre article sur : “Chauffage collectif en copropriété : quelles sont les règles ?”

En effet, depuis 2009, des opérations de maintenance spécifiques sont devenues obligatoires. Notamment, celle concernant le contrôle du rendement biennal pour certaines chaudières. Ces contrôles, réalisés par un organisme certifié, ainsi que des mesures correctives potentielles, assurent le respect des normes environnementales. Le contrat doit clairement définir ces obligations réglementaires et la responsabilité du prestataire dans leur respect.

Des clauses à ajouter en complément pour renforcer le contrat

Clause de pénalités

La législation européenne souligne l’importance des pénalités pour garantir un service de qualité en imposant des sanctions financières en cas de non-respect des engagements. En particulier, pour ce qui concerne les délais d’intervention. Un contrat équilibré devrait impliquer des pénalités pour le chauffagiste en cas de service non conforme. Tout comme il en existe pour protéger le prestataire contre les manquements du client. De plus, le contrat doit indiquer la méthode de calcul de chaque pénalité.

Voici les pénalités essentielles :

• en cas d’arrêt du chauffage, quelle qu’en soit la cause.
• retard d’intervention suite à une panne.
• pannes répétitives : plus de 3 par an sur un même équipement.
• en cas d’insuffisance de chauffage ou de distribution d’eau chaude sanitaire.
• absence de visite de contrôle, d’entretien ou de mise à jour du carnet d’entretien.

La clause d’intéressement dans les contrats de chauffage

Des institutions telles que l’ADEME recommandent d’intégrer des clauses d’intéressement dans les contrats d’entretien pour stimuler les économies d’énergie et promouvoir une gestion durable. En effet, ces clauses établissent des cibles de consommation énergétique. Ainsi, elles organisent le partage des économies réalisées, encourageant le prestataire à améliorer l’efficacité énergétique.

La clause d’intéressement est fréquente dans les contrats axés sur la régulation de la température. Cette clause organise le partage des économies d’énergie réalisées entre les différents acteurs impliqués. En établissant des objectifs basés sur des consommations théoriques versus réelles, le fournisseur de chauffage définit un seuil de consommation.

Si la consommation réelle est inférieure aux prévisions, les économies sont partagées entre la copropriété et le fournisseur. À l’inverse, si la consommation excède les prévisions, le fournisseur absorbe les coûts supplémentaires. De fait, ces mécanismes incitent à une gestion optimale et à une réduction des dépenses énergétiques pour toutes les parties prenantes.

Clause de rapport annuel

Conformément aux recommandations de la FEDENE, le rapport annuel fourni par l’exploitant assure une transparence et permet une évaluation continue des services fournis. Ainsi, la clause de rapport annuel dans un contrat d’entretien de la chaudière collective stipule généralement que le prestataire de services (souvent un chauffagiste ou une entreprise spécialisée) doit fournir un rapport détaillé chaque année. Ce rapport fait le point sur les interventions, maintenances, et inspections effectuées sur les équipements de chauffage collectif.

Ce rapport peut inclure :

1. Les interventions réalisées. Cela couvre tous les dépannages, réparations, remplacements de pièces, et maintenances préventives effectuées pendant l’année.
2. L’état des équipements. Une évaluation détaillée de l’état des chaudières, pompes, canalisations et tout autre équipement concerné. Cela peut inclure des recommandations pour des réparations ou remplacements futurs.
3. Le rendement énergétique. Des données sur la performance énergétique de la chaudière collective et des suggestions pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts.
4. La conformité réglementaire. Confirmation que l’entretien et les équipements respectent les normes de sécurité et les réglementations environnementales en vigueur.
5. Le récapitulatif des coûts. Un détail des coûts engagés pour l’entretien et les réparations au cours de l’année.

Cette clause vise à assurer la transparence et la responsabilité de l’exploitant. De plus, elle permet à la copropriété de surveiller la santé de son système de chauffage collectif et de planifier de manière proactive tout entretien ou remplacement nécessaire. Enfin, notons qu’elle peut également servir de document de référence en cas de désaccord ou pour des audits énergétiques.

Clause d’évolutivité

Si le contrat inclut le remplacement de la chaudière, cette clause permet de choisir un équipement plus moderne et performant plutôt que de remplacer à l’identique. Ce qui favorise alors une amélioration continue de l’installation. Dans un souci d’amélioration continue, l’Agence Internationale de l’Énergie (AIE) conseille de prévoir des clauses facilitant “l’upgrade” des équipements vers des technologies plus récentes et plus efficaces.

Afin de s’assurer que le contrat soit conforme aux normes et réglementations en vigueur, il est recommandé de consulter des experts en entretien d’équipements collectifs. Ces derniers suivent les recommandations de syndicats professionnels et des organismes de normalisation. Un contrat bien structuré est un pilier pour l’entretien efficace de la chaudière collective, et par extension, pour la sécurité, la sérénité et le confort des résidents de la copropriété.

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