Économies de charges : La mise en concurrence des prestataires n’est pas le seul moyen

économies de charges en copropriété
La mise en concurrence des prestataires est-elle indissociable de la réalisation d’économies de charges ?

La mise en concurrence des prestataires est-elle indissociable de la réalisation d’économies de charges ? Cette idée reçue repose sur un rapport de force alors qu’il existe d’autres leviers pour obtenir de meilleures conditions des fournisseurs. Tribune de Corentin Le Moal et Pierre-Emmanuel Cochet, fondateurs d’econhomes.

Pourquoi favoriser la négociation en gré à gré ?

 

Pour réaliser des économies de charges, bien souvent à l’initiative des copropriétaires et des membres du Conseil Syndical, les gestionnaires de copropriété organisent des mises en concurrence des prestataires d’un immeuble.

Ces Appels d’Offres réalisés tous les 3 à 5 ans, permettent alors de confirmer que la copropriété bénéficie des bonnes conditions de prix ou, le cas échéant, incitent au changement de prestataire.

Puis dans la même logique, les syndics eux-mêmes sont désormais mis en concurrence tous les 3 ans par leurs conseils syndicaux.

Le problème est que la mise en concurrence systématique des prestataires repose sur une idée d’opposition.

Il est évident que les objectifs des prestataires sont différents de ceux de la copropriété. Aussi, en maintenant une pression sur le fournisseur, on fragilise la relation commerciale. Le prestataire peut ainsi perdre son contrat à l’occasion des mises en concurrence s’il n’a pas répondu aux attentes en termes de prix (et de qualité de service).

Bien qu’il nous semble nécessaire de « maintenir une pression » sur le contrat, nous sommes convaincus qu’il existe d’autres leviers pour obtenir de meilleures conditions.

C’est pourquoi nous recommandons l’instauration d’une relation de partenariat avec les prestataires, basée sur une confiance mutuelle et l’identification d’objectifs communs.

Les cas de recours à la mise en concurrence

 

La mise en concurrence n’est finalement qu’un outil parmi d’autres pour être certain de pouvoir bénéficier d’une qualité de prestation conforme aux attentes et au juste prix.

Elle a des effets vertueux si elle encourage le renouvellement des idées, apporte une nouvelle vision et pourquoi pas un peu d’innovation.

La mise en concurrence devient réellement efficace lorsque l’on est face à une impasse avec un prestataire.

C’est le cas, par exemple, lors d’un problème technique récurrent non résolu. On observe alors une dégradation de la qualité sans action corrective menée par le prestataire.

Dans d’autres situations, on pourra faire face à l’absence de modernisation du prestataire dans sa pratique ou pour intégrer les nouveautés technologiques, etc.

En cela, la mise en concurrence dans le but de rechercher un nouveau prestataire doit intervenir seulement après une réflexion qui doit aboutir à la réalisation d’un cahier des charges détaillant l’ensemble des besoins.

Il n’est pas question de reprendre l’ancien contrat pour l’appliquer au nouveau prestataire!

Ce travail en amont évitera d’avoir de mauvaises surprises par la suite.

Un autre cas d’usage pertinent de la mise en concurrence porte sur les prestations pour lesquelles le niveau de qualité varie peu d’un prestataire à l’autre. Il faut bien-sûr être vigilant sur la qualité du service commercial et du service après vente. Ici, l’économie de charges sera au rendez-vous !

Il s’agit le plus souvent de marchés concurrentiels pour lesquels le recours aux Appels d’Offres est recommandé. On pense notamment aux polices d’assurances, achats d’énergie, frais bancaires, solutions d’affranchissement, etc.

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Les bénéfices de la négociation en gré à gré

 

Nous recommandons d’instaurer dès que possible un partenariat avec ses prestataires, en le conservant sur une certaine durée, qui on va le voir apporte de nombreux bénéfices.

Il est toujours préférable d’avoir un prestataire avec une bonne connaissance de l’immeuble et qui a conservé l’historique de la copropriété et de ses équipements.

Cet avantage se révèle très utile dans la recherche de pannes et bien souvent plus économique dans le temps et permettra de réaliser des économies de charges à la copropriété. En effet, on constate que la mise en place d’un plan de maintenance sur plusieurs années favorise l’étalement des dépenses pour le remplacement des pièces.

On va ainsi pouvoir privilégier une démarche sur le long terme avec le mainteneur. Il est important de créer une relation de confiance entre le prestataire, le gestionnaire de copropriété et les membres du conseil syndical. Cette relation est indispensable pour garantir les bons conseils, la réactivité dans les dépannages, etc.

Quels sont les pré-requis ?

 

Bien qu’à privilégier pour toutes les prestations de service, une négociation en gré à gré comporte cependant un inconvénient. Celui de n’avoir qu’une seule vision du marché, celle du prestataire en place.

Il est donc impératif de bien connaitre le marché et de se tenir informé. Il faut pour cela, suivre l’évolution des prix du marché et des coûts pour chaque type de prestation de sa copropriété.

Cette démarche peut s’avérer longue et complexe au regard du nombre de prestations dont a besoin une copropriété.

Il faut aussi bien comprendre les formules de révision des prix et les différentes clauses contractuelles. Lesquelles sont nécessaires ? Dans quel cas ? Quelle est la durée de contrat la plus adaptée ? De quel niveau de garantie ai-je besoin, etc. ?

Enfin, bien-sûr, il faut faire de la veille sur les pratiques du marché, sur les nouveautés technologiques, sur l’évolution de la règlementation, etc. Toutes ses tâches font partie du métier de l’acheteur.

Chez econhomes, nos acheteurs tiennent à jour une base de connaissance sur chaque poste de dépenses pour permettre à toutes les copropriétés de conserver les relations historiques avec ses prestataires tout en bénéficiant des meilleures conditions du marché pour réaliser des économies de charges intéressantes.

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