Le conseil syndical de copropriété joue un rôle de partenaire indispensable auprès du syndic, un rôle d’autant plus prégnant depuis l’expansion de ses attributions. Face à cette évolution, il est essentiel de maîtriser les principes régissant son efficacité. En nous appuyant sur l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, et en explorant les ajouts fournis par les articles 21-1 à 21-5 de la loi ÉLAN, nous révélons les dix principes clés pour un conseil syndical performant. Ces règles servent de guide pour optimiser le fonctionnement de chaque copropriété.
Sommaire :
- Connaître les conditions d’éligibilité au conseil syndical de copropriété
- Identifier les profils idéaux pour le conseil syndical de copropriété
- Élire le président du conseil syndical
- Préciser la responsabilité des membres du conseil syndical
- Décider des règles de fonctionnement du conseil syndical en assemblée générale
- Préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale
- Contrôler la gestion du syndic et les comptes de copropriété
- Bien séparer les fonctions du conseil syndical de celles du syndic
- Investir suffisamment dans la communication
- Se faire aider par des spécialistes si besoin
1 – Connaître les conditions d’éligibilité au conseil syndical de copropriété
Le conseil syndical de copropriété se compose de membres déterminés non par leur diplôme, mais par leur statut de copropriétaire. En effet, tout copropriétaire peut se porter candidat pour être élu au sein du conseil syndical, y compris :
- les usufruitiers,
- les époux ou partenaires de Pacs de copropriétaires,
- leurs représentants légaux,
- les ascendants ou descendants ;
les locataires accédants ou acquéreurs à terme ;
Cette ouverture permet d’assurer une représentation variée au sein du conseil syndical. Cependant, le syndic de copropriété, ses salariés ou son entourage sont exclus pour éviter les conflits d’intérêts.
Les concubins peuvent-ils intégrer le conseil syndical ? Et, qu’en est-il des personnes en SCI ?
La réponse est oui. Les concubins peuvent très bien intégrer le conseil syndical. Pour ce qui est des SCI, elles sont de plus en plus nombreuses à être propriétaires. Toutefois, seul le président d’une SCI peut se faire élire au conseil syndical.
Comment devenir membre du conseil syndical de copropriété ?
Rejoindre le conseil syndical de copropriété est une démarche qui s’initie par une participation active lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Si vous vous présentez comme candidat, soulignez que vous vivez dans l’immeuble pour montrer votre engagement. Mettez aussi en avant vos compétences qui peuvent aider le conseil.
L’élection des membres du conseil syndical s’effectue de manière individuelle. Ce qui signifie que chaque candidat est évalué séparément. Il ne s’agit pas simplement de soumettre une proposition collective, mais de convaincre les copropriétaires de la valeur de votre candidature personnelle. La durée du mandat au conseil peut aller jusqu’à trois ans renouvelable. Bien qu’une élection annuelle soit souvent préférable pour maintenir la dynamique et l’efficacité du groupe. Il est essentiel de noter que la désignation des membres du conseil syndical nécessite une action explicite chaque année.
Quel est le nombre idéal de membres pour un conseil syndical de copropriété ?
Le conseil syndical de copropriété regroupe des membres élus par l’assemblée générale des copropriétaires. C’est le règlement de copropriété, ou l’assemblée générale des copropriétaires qui détermine le nombre de membres du conseil syndical. Notons que cette décision s’adopte à la majorité simple de l’article 24 (voix des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance lors de l’assemblée).
Bien qu’aucune loi n’exige un nombre précis de membres pour le conseil syndical, il est généralement conseillé d’avoir au moins trois membres. Ce nombre permet une diversité d’opinions et une répartition équilibrée des tâches au sein du conseil.
Comment sont élus les membres du conseil syndical de copropriété ?
Les membres du conseil syndical de copropriété sont élus à la majorité absolue de l’article 25. Ce qui nécessite l’approbation de plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires (absents, présents ou représentés). Si une proposition recueille au moins un tiers des voix, elle peut être soumise à un second vote. Cette fois, elle nécessite seulement la majorité simple de l’article 24.
Mais, si aucun candidat n’atteint la majorité ou si personne ne se présente, le syndic ou un copropriétaire peut demander l’intervention du tribunal. Ce dernier a alors pour mission de désigner les membres du conseil syndical ou de constater qu’il est impossible de constituer un tel conseil.
Enfin, il est possible qu’aucun conseil syndical ne soit désigné. Selon l’article 26, les copropriétaires peuvent, en effet, décider de ne pas instaurer de conseil syndical. Mais, même si c’est une possibilité, cela reste une erreur.
2 – Identifier les profils idéaux pour le conseil syndical de copropriété
Composer un conseil syndical de copropriété performant nécessite de choisir consciencieusement ses membres. Bien qu’aucune qualification spécifique ne soit requise pour siéger au conseil syndical de copropriété, il est judicieux de choisir des membres ayant certaines compétences. Surtout dans les domaines juridique, technique et comptable. Cette diversité d’expertises garantit une gestion éclairée et proactive de la copropriété.
Même si les membres ne sont pas des professionnels comme des avocats, des experts-comptables ou des architectes, leur connaissance dans les domaines clés peut grandement contribuer à la supervision efficace des activités du syndic. Cela est particulièrement vrai pour le contrôle des comptes du syndic, où une compréhension approfondie des finances est indispensable.
Optez pour de bons communicants
Le conseil syndical sert de pont entre le syndic et les copropriétaires. Pour assurer son efficacité, il est crucial d’élire un membre fiable, qui :
- respecte ses engagements,
- simplifie les problématiques,
- communique clairement avec les copropriétaires sur les actions du syndic.
La clarté et la concision sont essentielles dans cette communication. Cependant, il est important de reconnaître que ces qualités ne sont pas universelles. Idéalement, le président du conseil syndical devrait posséder ces compétences. Néanmoins, la responsabilité de la communication ne doit pas reposer sur une seule personne.
Privilégier la présence effective des copropriétaires
Il est également conseillé de sélectionner des membres actifs et présents. Idéalement, on va rechercher des copropriétaires occupant leurs appartements plutôt que de simples détenteurs de lots moins impliqués, comme des caves. En effet, les occupants quotidiens de l’immeuble, en vivant sur place, perçoivent directement les éventuelles problématiques. Ainsi, ils sont plus enclins à informer le syndic de ce qui nécessite une attention ou une amélioration.
Adapter la composition selon le type de copropriété
La composition idéale du conseil syndical varie selon la nature de la copropriété. Dans les immeubles principalement habités par des propriétaires occupants, la communication et la réactivité sont généralement meilleures. En revanche, dans des résidences majoritairement louées, les défis sont plus conséquents. Les locataires, moins investis, peuvent négliger de signaler les problèmes affectant les espaces communs, ce qui peut compromettre l’efficacité du conseil.
Intégrer des propriétaires bailleurs et des sociétés
L’intégration de bailleurs et de sociétés au conseil syndical peut s’avérer bénéfique. Surtout si ces derniers réalisent des visites régulières pour évaluer l’état de l’immeuble. Cependant, il est important que ces membres soient actifs et engagés pour préserver l’efficacité et la pertinence du conseil. La participation de ces profils diversifiés enrichit la gestion de la copropriété et assure une prise en charge complète des enjeux liés à l’habitat collectif.
3 – Élire le président du conseil syndical
Vous devez élire un président pour diriger le conseil syndical. Parce qu’il endosse des responsabilités spécifiques. Par exemple, il peut demander au syndic de convoquer une assemblée générale. Le syndic a alors huit jours pour répondre. Si le syndic ne répond pas ou refuse de convoquer l’assemblée, le président du conseil syndical a le droit de le faire lui-même.
En outre, le président peut recevoir des délégations de pouvoir à travers le conseil syndical. Cette possibilité représente un avantage significatif apporté par la loi ELAN, renforçant le rôle et l’influence du président au sein de la copropriété. Ainsi, sur une délégation expresse de l’AG, il peut engager une action en justice contre le syndic en cas de négligence ou d’inaction de sa part, pour le dommage subi par le syndicat des copropriétaires.
La voix du président du conseil syndical compte-t-elle double en cas d’égalité ?
Lorsqu’il s’agit de délégations de pouvoir, le président du conseil syndical joue un rôle crucial. Si une décision importante repose sur une délégation de pouvoir, et que les votes aboutissent à une égalité, le président a le privilège de trancher en prenant la décision finale.
Cependant, dans les situations courantes au sein du conseil syndical, la voix du président ne compte pas double. Bien qu’il soit un membre essentiel du conseil, sa voix a la même valeur que celle des autres membres en temps normal. Ce dispositif vise principalement à simplifier la prise de décisions lors de situations spécifiques nécessitant une délégation de pouvoir.
Comment élire le président du conseil syndical de copropriété ?
Le président du conseil syndical est choisi parmi ses membres, généralement après la fin de l’assemblée générale des copropriétaires. Dès la constitution du conseil, celui-ci peut se réunir et élire son président. Il est essentiel d’informer le syndic de cette élection par écrit pour assurer la transparence et la traçabilité de cette désignation.
Avoir une confirmation écrite est crucial. En cas de problèmes où le président doit utiliser ses prérogatives spécifiques, il est important que son identité ne fasse l’objet d’aucune confusion. De plus, le président doit connaître et pouvoir agir selon ses droits. Par exemple, si un syndic n’est pas reconduit et qu’il y a des difficultés à récupérer les archives et les fonds de la copropriété.
Dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, l’article 18-2 autorise le président du CS à intervenir légalement pour demander la communication sous-astreinte des documents manquants.
4 – Préciser la responsabilité des membres du conseil syndical
La responsabilité des membres du conseil syndical est individuelle. Puisque le conseil ne possède pas de personnalité juridique propre. Si vous pensez qu’une décision du CS a été mal prise et a causé un dommage à la copropriété, il est de votre droit d’identifier et de poursuivre en justice le ou les membres responsables, pas le conseil dans son ensemble.
Dans un tel scénario, l’action en justice se dirige individuellement contre les membres du conseil. En effet, précisons que chaque membre du conseil syndical peut engager sa responsabilité civile ou pénale dans l’exécution de sa mission. Par exemple, en cas de manque de contrôle de la gestion du syndic ou de dépenses non autorisées.
C’est pourquoi la loi ELAN exige que les membres du conseil syndical possèdent une assurance responsabilité civile professionnelle. Notez bien que les frais d’assurance ne sont pas à la charge des membres individuellement, mais du syndicat des copropriétaires. Puisque le conseil agit au bénéfice de la communauté.
Par ailleurs, conformément aux dispositions de l’article 27 du décret du 17 mars 1967, les fonctions du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. De fait, la gratuité d’un mandat influe sur l’évaluation de la faute du mandataire. L’article 1992 du Code civil, dans son deuxième alinéa, restreint sa responsabilité aux fautes graves. Selon ces règles, la jurisprudence limite strictement les cas où l’on peut engager la responsabilité des mandataires bénévoles, comme les conseillers syndicaux (réponse ministérielle du 27/08/2020).
Enfin, le règlement de copropriété peut établir les modalités de fonctionnement du conseil syndical. Si le règlement manque de clarté, il est possible de proposer et de faire adopter de nouvelles règles lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
5 – Décider des règles de fonctionnement du conseil syndical en assemblée générale
Lors d’une assemblée générale, il est judicieux de proposer un “code de bonne conduite”. Ce code vise à définir explicitement les responsabilités et le mode de fonctionnement du conseil syndical. En effet, cette démarche s’avère très utile pour les nouveaux copropriétaires. Certains peuvent se trouver déroutés par la distinction entre les fonctions du conseil syndical et celles du syndic.
De fait, utiliser l’assemblée générale pour fixer ces normes est souvent une excellente stratégie. Tout d’abord, cela aide à préciser la relation entre le conseil syndical et le syndic. Ensuite, cela augmente la transparence pour les copropriétaires sur la manière dont le conseil opère, y compris sur la fréquence des réunions avec le syndic.
Bien que certains règlements de copropriété, surtout les plus anciens, fournissent une ébauche de ces règles, il est courant de devoir les réviser ou les compléter. En cela, l’assemblée générale est le moment parfait pour établir des règles claires et durables d’un bon fonctionnement du conseil syndical.
Le Conseil Syndical doit-il rédiger des comptes-rendus réguliers ?
Les réunions du Conseil Syndical, idéalement organisées chaque trimestre, reflètent les préoccupations des copropriétaires. En cela, il est recommandé que chaque réunion du CS fasse l’objet d’un compte-rendu détaillé. Cela permet de garder les copropriétaires informés des discussions et des décisions prises. À cet effet, il est possible d’instaurer un mode de communication entre le conseil syndical et les copropriétaires. C’est une décision importante qui peut être adoptée lors de l’assemblée générale !
En fin d’année, le Conseil Syndical doit présenter un rapport moral lors de l’Assemblée Générale. Ce rapport résume les actions et décisions de l’année, conformément au Décret n°2010-391 du 10 avril 2010. Ce rapport d’activité, obligatoire, doit être rendu accessible à tous les copropriétaires. De plus, selon l’article 11 du décret du 17 mars 1967, ce rapport doit être rédigé et inclus avec la convocation à l’assemblée générale annuelle. Malgré l’absence de sanctions directes en cas de non-rédaction, ce document est essentiel pour valoriser le travail du conseil et maintenir une gouvernance transparente.
Les membres du conseil syndical peuvent-ils être rémunérés ?
Précisons que le rôle des membres du conseil syndical est bénévole. Cependant, ils peuvent prétendre au remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de leur mission, à condition que ces dépenses restent raisonnables et justifiées. En voici quelques exemples :
- rédaction et envoie de courriers, appels, etc.
- Impressions de compte rendu de réunions
- déplacements chez le syndic ou pour rencontrer des entreprises
- Consultation d’un expert
- Abonnement à des associations ou magazines (comme l’adhésion au CLUB MI PLUS de Monimmeuble.com)
Les frais engagés pour les missions du conseil syndical sont classés dans les charges courantes d’administration et répartis selon les millièmes. Le syndicat les prend en charge et le syndic les règle.
Bien que peu fréquent, le risque d’abus existe. Pour s’en protéger, l’assemblée générale peut adopter une enveloppe budgétaire prudente pour les dépenses du conseil syndical. Ainsi, l’AG prévoit un budget spécifique pour couvrir les frais des conseillers syndicaux nécessaires à l’exécution de leurs missions.
6 – Préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale
Le syndic, pilier de la copropriété, joue un rôle essentiel. Il organise l’assemblée générale en étroite collaboration avec le conseil syndical. Cette démarche, vitale pour une gestion claire et équitable, nécessite de travailler main dans la main. Toutefois, l’absence de concertation avec le conseil syndical dans la préparation de l’ordre du jour n’entraîne pas l’annulation de l’assemblée générale. Néanmoins, cela révèle un défaut de communication à corriger.
Le syndic et le conseil syndical préparent ensemble l’ordre du jour de l’assemblée générale. Ainsi, l’ordre du jour résume toutes les questions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée générale. Il est important de ne rien omettre, car l’assemblée ne peut se prononcer que sur les questions inscrites à cet ordre. Ce processus de préparation passe en revue la gestion quotidienne, envisage les travaux futurs, et aborde les litiges existants.
Le président du conseil syndical prépare également un rapport récapitulatif des actions menées et des événements marquants de la copropriété, qui peut être joint à la convocation à l’assemblée générale. Ce rapport est essentiel pour informer les copropriétaires, en particulier ceux qui ne peuvent pas assister à l’assemblée. Pour rappel, la convocation doit parvenir à chaque copropriétaire 21 jours avant la réunion. Ce délai permet à tous de s’informer, de réfléchir et de proposer des modifications à l’ordre du jour.
Quel est l’impact du rôle consultatif et d’assistance du Conseil Syndical ?
Le Conseil Syndical peut donner son avis ou être consulté dans toutes les affaires touchant la copropriété. Cette fonction consultative assure une gestion démocratique et équilibrée. En effet, pour les marchés et contrats importants, l’avis du Conseil Syndical est indispensable.
L’assemblée générale fixe un seuil financier au-delà duquel la consultation du conseil devient obligatoire. Ce dispositif oblige le syndic à solliciter l’avis du CS avant de réaliser des dépenses excédant le montant fixé. Ainsi, le seuil approuvé en AG assure que le syndic ne prend pas de décisions unilatérales concernant les dépenses, contribuant à une gestion plus rigoureuse des charges de copropriété.
De même, le Conseil Syndical a son mot à dire dans le choix et la mise en concurrence des prestataires. Que ce soit pour l’entretien régulier de l’immeuble ou pour des travaux spécifiques, son implication est essentielle. La mission d’assistance du Conseil Syndical est également à souligner. Elle peut être formalisée dans le règlement de copropriété ou décidée par l’assemblée générale.
Ainsi, le Conseil Syndical est un partenaire incontournable dans la gestion de la copropriété. Son rôle est d’autant plus significatif qu’il incarne la voix des copropriétaires et contribue à l’harmonie de la vie collective.
Comment renforcer la collaboration entre le syndic et le conseil syndical ?
Les projets de travaux constituent des sujets essentiels pour les échanges entre le syndic et le conseil syndical. Or, ces discussions s’étendent bien au-delà de la seule préparation de l’assemblée générale annuelle. Bien que le syndic ne soit pas obligé de convoquer formellement le conseil syndical, il peut inviter les membres à discuter des questions importantes. Habituellement, c’est plutôt le conseil syndical qui prend l’initiative de ces réunions. Cependant, le syndic est également en droit de proposer ces rencontres.
Dans tous les cas, n’attendez pas le dernier moment, juste avant de fixer l’ordre du jour, pour organiser ces réunions. Les échanges entre le syndic et le conseil syndical doivent se dérouler régulièrement tout au long de l’année, assurant ainsi une gestion fluide et réactive de la copropriété.
7 – Contrôler la gestion du syndic et les comptes de copropriété
Le Conseil Syndical assume un de supervision et de vérification de l’administration menée par le syndic dans la gestion de la copropriété. Cette fonction de contrôle, explicitement attribuée par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, consiste à accompagner le syndic tout en vérifiant sa gestion.
Les responsabilités incluent :
- Le suivi de la comptabilité de la copropriété,
- L’analyse de la répartition des coûts,
- L’examen des conditions de contractualisation et de mise en œuvre des accords,
- Ainsi que la surveillance de la création et de la mise en œuvre du budget prévisionnel.
Les conseillers syndicaux sont autorisés à consulter les documents relatifs à la gestion et à l’administration de la copropriété, y compris les correspondances et les registres. Ils ont aussi le droit d’en obtenir des copies. Le syndic doit alors remettre ces documents. Mais, s’il ne les fournit pas dans les 30 jours après une demande du Conseil Syndical, il encourt des sanctions financières. À cet effet, la loi Elan du 23 novembre 2018 et le décret du 23 mai 2019 fixent ces sanctions. Ils imposent des amendes d’au moins 15 euros par jour de retard.
L’intervention du Conseil Syndical n’est pas de nature inquisitrice, mais vise à une coopération dans l’intérêt collectif des copropriétaires. Ainsi, ce contrôle continu tout au long de l’année assure un suivi permanent sur les opérations et les finances de la copropriété.
8 – Bien séparer les fonctions du conseil syndical de celles du syndic
Il faut clairement distinguer les rôles du conseil syndical et du syndic dans une copropriété. Voici un cas concret : un membre du conseil syndical se trouve en conflit avec le syndic. Ce dernier envoie une lettre visant à évincer le membre du CS. Or, une telle action n’est pas valide. En effet, seule l’assemblée générale détient le pouvoir de révoquer un membre du conseil syndical. Le syndic, en tant qu’entité externe, n’a aucun droit d’intervenir dans la composition du conseil syndical de la copropriété.
Les responsabilités du conseil syndical se sont certes élargies avec le temps. Pourtant, il est fondamental de rappeler que le syndic est l’organe représentatif de la copropriété. C’est le syndic qui engage le conseil syndical dans diverses affaires, mais cela ne signifie pas que le conseil syndical remplace le syndic dans ses fonctions. Le conseil syndical représente-t-il la copropriété dans certaines procédures ? La réponse est non. Malgré l’élargissement de ses missions, la représentation de la copropriété revient avant tout au syndic.
Pour résumer, il est essentiel de maintenir chacun dans son rôle. Le conseil syndical ne peut se substituer au syndic. De même, le syndic ne doit pas forcer le conseil syndical à prendre des décisions contre sa volonté. En respectant leurs prérogatives respectives, chaque partie contribue à la gestion optimale de la copropriété.
9 – Investir suffisamment dans la communication
La communication est essentielle au sein d’une copropriété. Le conseil syndical joue un rôle clé en prenant des décisions qui affectent tous les copropriétaires. Il est donc vital que ceux-ci soient informés des sujets en discussion, car ils contribueront, à terme, à ces décisions. Une communication ouverte prévient les malentendus et assure une prise de décision éclairée. En effet, l’intérêt des copropriétaires pour la vie de l’immeuble décline souvent à cause d’un manque d’informations entre les assemblées. En communiquant régulièrement sur l’évolution des projets ou les incidents, le conseil syndical garantit alors une gestion transparente et renforce l’unité au sein de la copropriété.
Ainsi, pour bien représenter le syndicat des copropriétaires, les membres du CS doivent solliciter et écouter les avis de chacun. Cette démarche garantit une représentation fidèle de l’intérêt collectif et non pas individuel.
Quels sont les meilleurs canaux de communication à utiliser en copropriété ?
Quant aux moyens de communication, plusieurs options s’offrent aux copropriétaires. Qu’il s’agisse d’un compte email dédié, d’un forum sur l’intranet, ou d’une plateforme en ligne, l’important est de choisir un canal qui facilite l’échange et la transparence. Bien que le conseil syndical ne puisse adresser des messages individuels à chaque copropriétaire, une diffusion groupée par email peut être une méthode efficace et rapide pour partager les informations.
En résumé, la communication est la pierre angulaire d’une gestion efficace de la copropriété. Elle permet de s’assurer que toutes les décisions sont prises avec une compréhension complète des enjeux et dans l’intérêt de tous les résidents. L’adoption d’outils numériques améliore l’interaction entre membres du conseil et résidents. Il est essentiel que tout le monde soit inclus, évitant ainsi l’exclusion de certains copropriétaires. Les listes de diffusion garantissent la diffusion d’informations à tous les concernés, par exemple, lors d’une coupure d’eau impactant tous les résidents.
10 – Se faire aider par des spécialistes si besoin
Les syndicats de copropriétaires ne disposent pas toujours d’experts parmi leurs membres. Face à des enjeux complexes comme les devis, les comptes, ou les contrats d’entretien, le conseil syndical requiert souvent un soutien spécialisé pour naviguer à travers ces documents.
En cela, le conseil syndical peut de se faire assister par des spécialistes selon ses besoins, que ce soit pour des questions techniques, juridiques ou comptables. Aucune restriction n’existe sur le choix des consultants. Cette flexibilité permet alors au CS de demander l’avis de professionnels pour des problématiques spécifiques. Les frais associés à ces consultations sont couverts comme charges communes, réparties entre les copropriétaires.
Cet accès à l’expertise est encadré par l’article 27 du décret du 17 mars 1967. Sachant que faire appel à un avocat, un architecte, un contrôleur de comptes ou tout autre professionnel devient essentiel en cas de difficulté ou d’incertitude. Parfois, l’intervention d’un avocat est cruciale, notamment lors de litiges impliquant des tiers.
En résumé, le conseil syndical, bien qu’opérant sur une base bénévole, joue un rôle clé dans la gestion de la copropriété. De fait, l’assistance de spécialistes externes est une ressource précieuse pour éclairer ses décisions et garantir une gestion éclairée et responsable.
