La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, les syndics professionnels devront recevoir leurs factures au format électronique. Cette réforme, instaurée par la loi de finances pour 2024, transforme en profondeur les pratiques de gestion des copropriétés. Selon une fiche publiée par la Direction générale des Finances publiques, les obligations varient selon le statut du syndic et la taille de l’entreprise. Syndics professionnels, syndics bénévoles, syndicats de copropriétaires : tous ne sont pas concernés de la même manière. Quelles sont les nouvelles obligations ? Comment s’y préparer ? Cet article décrypte les impacts concrets de la facturation électronique sur le secteur immobilier et propose des solutions pour anticiper cette transition.
Sommaire :
- Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?
- Comment fonctionne le nouveau système de facturation électronique ?
- Quelles obligations pour les syndics professionnels ?
- Les syndics non professionnels sont-ils concernés ?
- Quel est le statut des syndicats de copropriétaires ?
- Comment les syndics peuvent-ils se préparer ?
À retenir – Facturation électronique et syndics de copropriété
- Les syndics professionnels devront recevoir leurs factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
- L’émission devient obligatoire en septembre 2026 pour les GE et ETI, puis en septembre 2027 pour les PME.
- Les syndics bénévoles sans numéro SIREN sont exclus de la réforme.
- La plupart des syndicats de copropriétaires classiques ne sont pas concernés par l’e-invoicing.
- Choisir une plateforme PDP spécialisée permet d’anticiper la transition et d’éviter les erreurs.
Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?
La facturation électronique transforme le paysage fiscal français. En effet, cette réforme modernise les échanges entre entreprises. Elle renforce également le contrôle de la TVA. La loi de finances pour 2024 a instauré ce nouveau cadre réglementaire. Ainsi, tous les acteurs économiques assujettis doivent s’y conformer. Le secteur immobilier fait l’objet d’une attention particulière dans ce dispositif.
Une obligation progressive pour toutes les entreprises
La généralisation de la facturation électronique concerne toutes les entités françaises assujetties à la TVA. Le document de la Direction générale des Finances publiques précise le calendrier de mise en œuvre. Celui-ci s’échelonne en deux phases distinctes.
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques. Par ailleurs, l’obligation d’émission variera selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises (GE) et entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre dès septembre 2026. En revanche, les PME et micro-entreprises bénéficieront d’un délai supplémentaire. Elles auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer.
À noter que les opérateurs établis en Guadeloupe, Martinique et à La Réunion entrent dans le périmètre de cette réforme. Toutefois, d’autres territoires d’outre-mer restent exclus. C’est notamment le cas de la Guyane et de Mayotte.
Quels sont les objectifs de cette réforme ?
L’administration fiscale poursuit quatre objectifs principaux avec la facturation électronique. Elle souhaite d’abord lutter contre la fraude à la TVA. Cet enjeu pèse lourd pour les finances publiques. De plus, elle vise à améliorer la compétitivité des entreprises. La réduction de la charge administrative constitue un levier majeur. Par ailleurs, le pré-remplissage des déclarations fiscales simplifiera les démarches comptables. Enfin, l’État disposera d’une vision en temps réel de l’activité économique nationale.
Comment fonctionne le nouveau système de facturation électronique ?
La réforme repose sur un écosystème technique précis. Les entreprises doivent donc maîtriser les différents mécanismes pour garantir leur conformité. Concrètement, le système s’organise autour de plateformes certifiées. Un portail public joue également un rôle central. Il concentre et route l’ensemble des flux.
E-invoicing et e-reporting : quelles différences ?
Le dispositif de facturation électronique s’articule autour de trois piliers distincts.
- L’e-invoicing (facturation électronique) couvre les opérations de ventes et prestations de services. Il concerne uniquement les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. On parle alors de B2B domestique.
- L’e-reporting de transaction répond à un autre besoin. Il s’applique aux opérations réalisées avec des non-assujettis. Les particuliers (B2C) entrent dans cette catégorie. Les opérateurs étrangers également. Grâce à cette transmission de données, l’administration suit l’ensemble des flux commerciaux.
- L’e-reporting de paiement complète le dispositif. Il transmet les données d’encaissement à l’administration fiscale. Ce pilier s’avère essentiel pour les prestations de services. En effet, il permet de piloter l’exigibilité de la TVA selon les paiements effectivement reçus.
Quel rôle jouent les plateformes de dématérialisation ?
Les entreprises doivent obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou une Plateforme Agréée (PA). L’administration fiscale immatricule ces plateformes. Elles assurent plusieurs fonctions essentielles :
- D’une part, elles transmettent les factures et les données à l’administration.
- D’autre part, elles garantissent la conformité des documents échangés. Le choix de la plateforme devient donc stratégique pour chaque entreprise.
Par ailleurs, les entreprises doivent conserver les factures électroniques sous format informatique. Le délai légal de conservation atteint 6 ans. Elles peuvent également utiliser un cachet électronique qualifié. Celui-ci garantit l’origine et l’intégrité des documents. Attention toutefois : le non-respect de la conformité expose à des sanctions administratives.
Quelles obligations pour les syndics professionnels ?
Les syndics professionnels entrent pleinement dans le périmètre de la facturation électronique. En effet, le syndic professionnel est une personne morale ou physique. Il exerce l’activité de syndic en son nom propre ou au sein d’une société. En tant qu’entreprise assujettie à la TVA, il doit se conformer à la réforme.
Réception et émission : deux échéances à respecter
Le syndic professionnel devra recevoir ses factures de frais de fonctionnement au format électronique. Cette obligation entre en vigueur dès le 1er septembre 2026. Il devra donc choisir une plateforme agréée pour réceptionner ces documents.
L’obligation d’émission dépend ensuite de la taille de l’entreprise. Les grandes structures (GE et ETI) émettront leurs factures électroniques dès septembre 2026. En revanche, les petites et moyennes entreprises bénéficieront d’un délai. Elles auront jusqu’au 1er septembre 2027 au plus tard pour se conformer.
De plus, les nouvelles factures devront comporter des mentions obligatoires additionnelles. Le syndic devra indiquer le numéro SIREN du client. L’adresse de livraison apparaîtra si elle diffère de l’adresse de facturation. La nature de l’opération (bien ou service) sera également mentionnée. Enfin, l’option éventuelle pour la TVA sur les débits devra figurer sur le document.
Facturation aux copropriétaires : e-invoicing ou e-reporting ?
Le traitement des factures varie selon la qualité du client. Lorsque le syndic facture une entreprise assujettie à la TVA établie en France, la facturation électronique s’impose. Le syndic applique alors son calendrier d’émission.
Néanmoins, le cas le plus fréquent diffère. Le propriétaire que facture le syndic est généralement un particulier non assujetti. Dans cette situation, le syndic effectue un e-reporting de transaction. Cette transmission de données s’applique également pour les clients assujettis à l’international.
Dans les deux cas, l’opération relève de la prestation de services. Elle fera donc l’objet d’un e-reporting de paiement. Toutefois, une exception existe. Si le syndic a opté pour le paiement de la TVA sur les débits, cette transmission n’est pas requise.
Les syndics non professionnels sont-ils concernés ?
La situation diffère radicalement pour les syndics bénévoles. Leur statut particulier les place en dehors du dispositif de facturation électronique. La fiche officielle des Finances publiques définit précisément le syndic non professionnel. Il s’agit d’une personne physique obligatoirement copropriétaire de l’immeuble. Cette personne n’exerce pas la fonction de syndic à titre lucratif ou professionnel. Par conséquent, elle ne dispose pas de numéro SIREN.
Cette absence d’immatriculation entraîne une conséquence directe. Le syndic bénévole n’est pas assujetti à la TVA. Il sort donc du périmètre de la réforme de la facturation électronique. Cette exclusion présente un avantage concret. Elle simplifie la gestion pour les petites copropriétés administrées par des bénévoles. Ces structures n’auront aucune démarche à entreprendre dans le cadre de cette réforme.
Quel est le statut des syndicats de copropriétaires ?
Les syndicats de copropriétaires présentent une situation nuancée face à la facturation électronique. Leur assujettissement à la TVA détermine leurs obligations. Cependant, la doctrine fiscale actuelle laisse une marge d’interprétation.
Les copropriétés classiques majoritairement exclues
La majorité des copropriétés ne possèdent pas de numéro SIREN. Elles sont donc exclues de l’annuaire des destinataires de factures électroniques. En conséquence, leurs fournisseurs effectueront simplement un e-reporting. Le traitement sera identique à celui d’un client non assujetti.
Les activités de ces copropriétés classiques restent limitées. Elles se résument généralement au remboursement de charges entre copropriétaires. Or, ces opérations demeurent exclues de la base d’imposition à la TVA. En l’état actuel de la réglementation, la majorité des syndicats de copropriétaires ne devrait pas recourir à l’e-invoicing. Néanmoins, cette situation pourrait évoluer. La doctrine fiscale future apportera peut-être des précisions.
Par ailleurs, un point mérite attention. Un appel de fonds établi par un syndic peut ne pas comporter les mentions obligatoires d’une facture. Dans ce cas, il reste hors du champ de la facturation électronique.
Le cas particulier des résidences-services
Certaines copropriétés sont assujetties à la TVA en raison de leurs activités. Les résidences-services illustrent bien cette situation. Elles proposent souvent des prestations taxables. La restauration en fait partie. Le ménage également. Ces structures entrent donc pleinement dans le périmètre de la facturation électronique. Elles devront se conformer aux mêmes obligations que les entreprises classiques. Le calendrier applicable dépendra de leur taille.
Comment les syndics peuvent-ils se préparer ?
L’anticipation constitue la clé pour réussir la transition vers la facturation électronique. En effet, une mise en conformité tardive ou improvisée expose à des dysfonctionnements opérationnels. Les retards de facturation peuvent affecter immédiatement la trésorerie. Les relations commerciales risquent également d’en pâtir. Les syndics doivent donc engager plusieurs actions concrètes dès maintenant.
Réaliser un état des lieux des flux de facturation
Chaque syndic doit analyser ses échanges actuels de manière exhaustive. Il convient d’identifier précisément les différents types de flux :
- B2B : ils concernent les échanges avec des entreprises assujetties.
- B2C : ils regroupent les opérations avec des particuliers.
- Les flux internationaux complètent ce panorama.
Cette cartographie permet de déterminer les obligations précises. Elle clarifie les règles applicables en matière d’e-invoicing et d’e-reporting. De plus, elle facilite le choix des outils adaptés aux besoins spécifiques de chaque structure.
Choisir une plateforme adaptée au secteur immobilier
Le secteur immobilier possède des particularités fortes, que les plateformes généralistes appréhendent encore imparfaitement. En effet, la gestion des fluides (électricité, gaz, eau) nécessite des refacturations précises aux locataires. Les bailleurs sociaux connaissent bien cette problématique. De même, les flux liés aux travaux impliquent une traçabilité sur plusieurs niveaux. La sous-traitance requiert un suivi rigoureux. La co-traitance également. Les dépôts de garantie ajoutent une complexité supplémentaire.
Le choix d’une PDP spécialisée garantit une meilleure prise en charge de ces particularités. Plusieurs critères guident la sélection. L’interopérabilité avec les logiciels métiers (Aareon, Sopra, Powimo) s’avère essentielle. La certification ISO 27001 atteste du niveau de sécurité. La conformité SecNumCloud protège les données sensibles.
Les plateformes les plus avancées (dites “PDP 2.0”) offrent des fonctionnalités supplémentaires. Elles gèrent les flux internationaux via le réseau PEPPOL. Elles intègrent également les flux non réglementés. Les syndics non assujettis, les holdings et les associations en bénéficient.
Conclusion
La facturation électronique représente un tournant majeur pour les syndics de copropriété. Cette réforme impose une adaptation rapide des pratiques et des outils. Les syndics professionnels doivent anticiper dès maintenant leur mise en conformité. Le choix d’une plateforme PDP adaptée au secteur immobilier constitue une étape clé. En revanche, les syndics bénévoles et la plupart des syndicats de copropriétaires classiques restent en dehors du dispositif. L’échéance du 1er septembre 2026 approche. Les professionnels de l’immobilier ont tout intérêt à engager leur transition numérique sans attendre. Cette réforme, bien préparée, peut devenir une opportunité de modernisation et de simplification des processus administratifs.
