Copropriété : les sites Internet développés par les syndics professionnels

Copropriété : les sites Internet développés par les syndics professionnels

L’Association des responsables de copropriété (ARC), vient de publier aux éditions Vuibert, le 1er guide qui permet de s’y retrouver parmi tous les outils proposés sur Internet pour l’amélioration de la gestion des copropriétés. Focus sur les sites développés par les syndics professionnels.

Le conseil syndical dans sa mission de contrôle et d’assistance du syndic doit pouvoir accéder à l’ensemble des documents de la copropriété. « Dans les faits, on observe que la transmission effective des pièces comptables, juridiques mais aussi des devis et plus généralement des informations pose problème d’où l’émergence d’outils Internet permettant d’améliorer l’échange d’informations et de documents entre les différents acteurs : syndic, copropriétaires et conseil syndical », explique Emile Hagège, directeur d’ARC Services et auteur du guide « Copropriété : Améliorer sa gestion avec Internet ».

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L’intérêt premier qu’offre Internet est sa rapidité en matière de communication à grande échelle. Un atout formidable en matière de gestion courante de la copropriété pour réduire les délais d’intervention suite à des incidents (fuites, début d’incendie, panne d’ascenseur, coupure d’électricité… ). De son côté, le syndic peut alerter, à tout moment, les copropriétaires d’évènements les concernant. On peut déjà installer sur les compteurs d’eau ou de chauffage des capteurs qui avertissent en temps réel le syndic ou le conseil syndical lorsque des consommations sont anormalement élevées. Bientôt, des systèmes dits « intelligents » permettront de collecter toutes les données de l’immeuble en matière d’énergie et de fluide, consultables à distance sur un Smartphone ou une tablette numérique.

Autre avantage, la transmission des documents, tels que des pièces comptables, des factures, des devis, des décisions judiciaires… Mais faut-il encore savoir interpréter ces données et les exploiter. Avec certaines applications, vous saisissez vos données et vous obtenez des études utiles pour la prise de décision comme l’analyse des dépenses sur cinq ans, un comparatif des consommations de chauffage…

Les archives numérisées de la copropriété deviennent indispensables mais n’exemptent pas pour autant le syndic de garder les originaux des documents. Ce qui rend la tâche plus coûteuse pour le syndic qui doit payer un prestataire pour archiver physiquement les documents et par ailleurs investir pour se doter de ces technologies numériques d’archivages.

Si l’on considère toutes les possibilités offertes par « Internet » pour l’amélioration de la gestion des copropriétés, très peu sont utilisées par les syndics. « La plupart des syndics utilisent Internet pour rentabiliser au mieux la gestion interne de leur cabinet, mais rien n’a été développé afin d’optimiser la gestion des copropriétés. Au mieux certains syndics ont mis en place la possibilité pour chacun des copropriétaires de consulter leur compte personnel de copropriété », souligne Emile Hagège. Pourquoi ces réticences à l’utilisation de ces solutions ? Selon l’ARC, la raison est simple « il s’agit du refus de faire participer activement le conseil syndical  dans la gestion de sa copropriété et du manque de volonté de transparence. »

Pourtant certains syndics essayent de prendre le marché à contre-pied en proposant un nouveau modèle de gestion, « plus proche, plus transparent, plus efficace ». Ces syndics « nouvelle génération » pour lesquels « administrer un immeuble, c’est marier l’humain et la technologie » et qui vous promettent un site internet par immeuble pour plus d’efficacité et des gestionnaires immobiliers expérimentés, disponibles 24/24h 7/7j seront-ils à la hauteur de leurs ambitions ?

Plusieurs points sont en effet à vérifier pour ces offres de « syndics en ligne » souvent associées à un « forfait tout compris ». « A la lecture des contrats, on peut constater que certaines tâches ne sont prises en compte dans le forfait comme les frais de reprise de l’immeuble ou encore la création de la copropriété dans la plateforme Internet. Si il est précisé qu’il est possible de consulter l’ensemble des pièces de la copropriété grâce à l’interface numérique, a-t-on accès aux pièces comptables stratégiques comme le grand livre ou les relevés bancaires ? », Conclut Emile Hagège.

Toutefois, on peut se réjouir de la récente proposition des syndicats professionnels de l’immobilier, Fnaim et Unis, dans le cadre de la concertation sur la rédaction du projet de loi « Logement et Urbanisme ». Il s’agit de la mise en place, par les syndics professionnels, d’un service d’extranet gratuit, généralisé à l’ensemble des syndicats de copropriétaires et plus spécifiquement aux conseils syndicaux.

Ces deux accès « Extranet copropriété » pourraient être ajoutés à la liste de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 relative aux missions dévolues au syndic de l’immeuble. Dans le cadre de sa gestion courante, le syndic serait tenu de proposer un double accès à un « extranet copropriété » : un accès à tous les membres du syndicat de copropriétaires et un accès réservé aux membres du conseil syndical.

Ainsi, cet outil au service de la transparence permettrait d’accéder à tout moment : au règlement de copropriété ; à l’état descriptif de division ; au carnet d’entretien ; au dossier technique amiante ; à l’audit énergétique ou au DPE ; au contrat de syndic ; aux contrats d’assurances de l’immeuble ; aux devis sur travaux ; au relevé général des dépenses du syndicat ; aux feuilles de présence ; aux procès verbaux des AG ; au budget prévisionnel de l’exercice en cours ; à la situation de trésorerie du syndicat ; à l’arrêté des comptes…

« L’extranet copropriété » est en route, cet outil sera-t-il la réponse tant attendue aux besoins de transparence et de fluidité des informations qui se densifient dans les copropriétés ?

Sources : www.fnaim.fr, www.unis-immo.fr , https://arc-copro.fr/

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